Comment créer des modèles d'e-mails dans la nouvelle application Outlook

Découvrez comment créer et gérer facilement des modèles d'email dans la nouvelle application Outlook sous Windows 11, simplifiant ainsi votre communication électronique.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer des modèles d'email dans la nouvelle application Outlook pour Windows 11.

La création de modèles d'email ou de message dans Microsoft Outlook (classique) impliquait de composer manuellement un email, de l'enregistrer en tant que fichier 'Modèle Outlook' et de rouvrir ce fichier chaque fois que vous vouliez l'utiliser. Cependant, la nouvelle version d'Outlook simplifie ce processus. Au lieu de sauvegarder et de localiser des fichiers de modèle externes, vous pouvez créer, accéder et modifier des modèles directement dans l'application.

Comment créer des modèles dans le nouvel Outlook ?

La fonctionnalité Mes Modèles dans la nouvelle application Outlook vous permet de créer de nouveaux modèles d'email et de les enregistrer pour une utilisation future en quelques clics seulement. Ces modèles sont stockés dans une barre latérale pour un accès rapide lors de la composition de nouveaux emails. Cela rend beaucoup plus rapide et facile l'insertion de contenu pré-écrit dans les emails sans avoir à naviguer dans les menus ou gérer plusieurs fichiers.

Créer des modèles d'email dans la nouvelle application Outlook

Pour créer un modèle d'email dans la nouvelle application Outlook pour Windows, suivez ces étapes :

1. Créez un nouvel email
2. Créez le modèle dans 'Mes Modèles'
3. Enregistrez le modèle dans 'Mes Modèles'

Voyons cela en détail.

Ouvrez la nouvelle application Outlook et cliquez sur le bouton Nouveau mail dans le coin supérieur gauche.

Dans la fenêtre du nouveau message, composez l'email que vous souhaitez utiliser comme modèle. Incluez des espaces réservés là où c'est nécessaire pour le contenu que vous changerez à chaque utilisation.

Ensuite, cliquez sur l'icône Applications dans la barre d'action en haut.

Vous verrez Mes Modèles répertorié sous Compléments. Cliquez sur Mes Modèles.

Un panneau latéral apparaîtra. Vous verrez quelques modèles types par défaut fournis par Outlook. Pour créer un nouveau modèle personnalisé, cliquez simplement sur le bouton + Modèle.

Vous verrez des champs où vous pourrez entrer un Titre pour le modèle et le contenu du message. Copiez et collez votre message de la fenêtre d'email habituelle dans l'éditeur de modèle. Le modèle conservera tout le formatage de votre email, donc vous n'aurez pas à le refaire lorsque vous l'utiliserez plus tard. Ensuite, entrez un titre approprié pour le modèle et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Alternativement, vous pouvez créer un nouveau modèle en entrant directement un Titre pour le modèle et le contenu du message dans l'éditeur de modèle. Remplissez simplement les champs requis et cliquez sur le bouton 'Enregistrer' pour sauvegarder votre modèle.

Notes :

1. La limite de taille pour les modèles dans l'application Mes Modèles d'Outlook est de 32 kilooctets (Ko). Si le contenu dépasse cette limite, vous recevrez une erreur et le modèle ne sera pas enregistré.
2. Le titre d'un modèle est limité à 32 caractères, espaces compris.
3. Le contenu peut inclure du texte, des liens hypertexte et un formatage de base (comme le gras, l'italique et les listes à puces) ainsi que des images. Cependant, les options de formatage avancées, comme les tableaux ou les médias intégrés (vidéos, pièces jointes), ne sont pas prises en charge.
4. Les modèles se limitent uniquement au contenu du corps du message. Vous ne pouvez pas présélectionner des champs comme À, Cc, Cci, Objet ou ajouter des pièces jointes.

Utiliser des modèles d'email dans le nouvel Outlook

Une fois que vous avez créé le modèle, il apparaîtra dans la barre latérale Mes Modèles pour un accès facile. Voici comment l'utiliser :

Commencez par cliquer sur Nouveau mail dans Outlook. Dans la fenêtre de composition de l'email, cliquez sur l'icône Applications dans la barre d'action en haut et sélectionnez Mes Modèles dans le menu déroulant.

Ensuite, dans la barre latérale Mes Modèles, trouvez le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez dessus. Le contenu sera automatiquement inséré dans votre brouillon d'email. Mettez à jour les espaces réservés avec les détails spécifiques au destinataire, apportez les dernières modifications et envoyez ensuite votre email comme d'habitude.

Modifier ou supprimer des modèles d'email dans le nouvel Outlook

Pour modifier ou supprimer des modèles d'email dans le nouvel Outlook, suivez ces étapes :

Commencez par cliquer sur Nouveau mail. Dans la fenêtre de composition de l'email, cliquez sur l'icône Applications dans la barre d'action en haut et sélectionnez Mes Modèles. Survolez le modèle souhaité dans Mes Modèles.

Vous verrez deux icônes sur le côté droit.

• Pour éditer le modèle, cliquez sur l'icône Modifier (crayon) à côté de la liste des modèles. Effectuez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer.
• Pour supprimer le modèle, cliquez sur l'icône Supprimer (corbeille). Soyez prudent, car il ne demandera pas de confirmation pour la suppression.

Mes Modèles dans la Boîte Mail Outlook est manquant

Si vous ne parvenez pas à trouver la fonction Mes Modèles dans votre boîte mail, essayez les étapes suivantes :

1. Assurez-vous que vous utilisez la dernière version de la Nouvelle Outlook, car une mise à jour peut résoudre le problème.
2. Cliquez sur Nouvel email. Dans la barre d'action en haut, sélectionnez Applications > Obtenir des compléments. Dans la fenêtre Compléments pour Outlook, recherchez Mes Modèles et cliquez sur Ajouter.
3. Confirmez avec l'administrateur informatique de votre organisation que la fonction Mes Modèles est activée en arrière-plan. Vérifiez dans la section Géré par l'Admin sous Mes compléments (dans la fenêtre Compléments pour Outlook) que Mes Modèles a été ajouté.

En conclusion, bien que les modèles dans le nouveau Outlook soient principalement conçus pour des messages courts, uniquement en texte (en raison de leurs limitations de taille et de fonctionnalité), ils restent bénéfiques pour envoyer rapidement des emails pré-écrits de manière cohérente, rendant la communication routinière plus efficace.

Comment créer un nouveau modèle d'email ?

Pour créer un nouveau modèle d'email, commencez par composer un email que vous prévoyez de réutiliser. Rédigez le contenu, la mise en page et la structure qui resteront cohérents, et laissez des espaces réservés pour les informations que vous personnalisez pour chaque utilisation, comme les noms des destinataires, les dates, etc. Une fois l'email préparé, enregistrez-le en tant que modèle dans votre client de messagerie sous ‘Enregistrer comme modèle’ ou une option similaire.

Les questions et réponses indispensables

Comment faire des modèles de mail sur Outlook ?

Pour créer un modèle de mail sur Outlook, suivez ces étapes simples :

1. Choisissez un message : Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez utiliser comme modèle.
2. Enregistrez le modèle : Cliquez sur Fichier dans la barre de menu. - Sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
3. Nommer le modèle : Donnez un nom à votre modèle, par exemple « État mensuel ».
4. Ajouter une étiquette (facultatif) : Vous pouvez également choisir d'appliquer une étiquette pour le classer plus facilement.
5. Utiliser le modèle : - Pour accéder au modèle enregistré, sélectionnez Nouveau > Choisir un formulaire > Modèles d'utilisateur dans le système de fichiers. - Trouvez et ouvrez votre modèle pour créer un nouvel e-mail. Ces étapes vous permettront de gagner du temps et de standardiser vos communications !

Puis-je créer un modèle d’e-mail dans Outlook  ?

Oui, vous pouvez créer un modèle d’e-mail dans Outlook. Voici comment procéder :

1. Rédiger un message : Ouvrez un nouvel e-mail en sélectionnant 'Nouvel e-mail' dans le menu Accueil ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl + Maj + M.
2. Personnaliser votre message : Écrivez le contenu de l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle.
3. Enregistrer le modèle : Cliquez sur 'Fichier'. - Sélectionnez 'Enregistrer sous'. - Dans le champ 'Type', choisissez 'Modèle Outlook (.oft)'. - Nommez votre modèle et enregistrez-le.
4. Réutiliser le modèle* : Lorsque vous souhaitez envoyer un e-mail basé sur ce modèle, ouvrez-le depuis l'emplacement où vous l'avez enregistré. Vous pouvez ajouter de nouvelles informations avant de l’envoyer. C'est une méthode efficace pour gagner du temps lors de l'envoi d'e-mails courants ou répétitifs.

Où sont mes modèles dans Outlook ?

Pour accéder à vos modèles dans Outlook, suivez ces étapes simples :

1. Ouvrez Outlook.
2. Cliquez sur Nouveaux éléments dans la barre de menu.
3. Sélectionnez Autres éléments.
4. Cliquez sur Choisir un formulaire.
5. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire, recherchez l'option Regarder dans.
6. Sélectionnez Modèles dans le fichier système. Votre dossier de modèles par défaut s'ouvrira, vous permettant d'accéder et d'utiliser vos modèles.

Comment faire des modèles de mail sur Outlook ?

Pour créer des modèles de mail sur Outlook, suivez ces étapes simples :

1. Créer un nouveau mail : Ouvrez Outlook et rédigez un nouveau message.
2. Rédiger le contenu : - Écrivez le texte du message que vous souhaitez sauvegarder comme modèle.
3. Enregistrer le message : - Allez dans le menu en haut à gauche et sélectionnez Fichier. - Cliquez sur Enregistrer sous.
4. Choisir le format : - Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante des types de fichiers.
5. Nommer le modèle : - Entrez un nom descriptif pour votre modèle, comme « État mensuel », pour le retrouver facilement plus tard.
6. Ajouter des étiquettes (optionnel) : - Si vous le souhaitez, appliquez une étiquette ou une catégorie pour organiser vos modèles.
7. Sauvegarder : - Cliquez sur Enregistrer pour finaliser le processus. Pour utiliser votre modèle ultérieurement, allez dans l'onglet Nouveau message, sélectionnez Choisir les modèles dans le groupe Nouveau et ouvrez votre modèle enregistré. Vous pourrez ensuite modifier le contenu avant l'envoi. Cette méthode vous permettra de gagner du temps et de standardiser vos communications par e-mail.

Où trouver les modèles dans Outlook ?

Pour accéder aux modèles dans Outlook, suivez ces étapes :

1. Ouvrez un nouveau message.
2. Sélectionnez : Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire.
3. Dans la boîte de dialogue, regardez dans : Cliquez sur 'Modèles dans le fichier système'.
4. Le dossier des modèles par défaut s'ouvrira, vous permettant de choisir le modèle souhaité. Ces étapes vous permettront de rapidement localiser et utiliser vos modèles dans Outlook.

Comment activer la nouvelle version d'Outlook ?

Pour activer la nouvelle version d'Outlook, suivez ces étapes simples :

1. Accédez aux paramètres : Ouvrez votre application Outlook.
2. Activez le bouton bascule : Recherchez l’option « Essayer le nouvel Outlook ». - Activez cette fonction.
3. Téléchargement : Le nouvel Outlook commencera à se télécharger automatiquement.
4. Finalisez l’activation : - Une fois le téléchargement terminé, une fenêtre de réussite apparaîtra. - Sélectionnez « Basculer » pour fermer la version actuelle d'Outlook.
5. Connexion automatique : Le nouvel Outlook se lancera et vous connectera automatiquement à votre compte. Ces étapes vous permettent de profiter rapidement des nouvelles fonctionnalités proposées par la mise à jour.

Comment modifier le modèle d'un mail Outlook ?

Pour modifier un modèle d'email dans Outlook, suivez ces étapes simples :

1. Accéder au fichier : Cliquez sur l'onglet Fichier dans Outlook. - Sélectionnez Ouvrir.
2. Naviguer vers le bon dossier : - Double-cliquez sur Ce PC. - Allez dans le dossier Modèles Office personnalisés, situé sous Mes documents.
3. Sélectionner et ouvrir le modèle : - Trouvez le modèle que vous souhaitez modifier. - Cliquez dessus puis sélectionnez Ouvrir.
4. Modifier le contenu : - Apportez les modifications souhaitées à votre modèle d'email.
5. Enregistrer les changements : - Une fois les modifications effectuées, n'oubliez pas de sauvegarder et de fermer le modèle. En suivant ces étapes, vous pourrez personnaliser facilement vos modèles d'email dans Outlook pour mieux répondre à vos besoins.

Bien sûr, je suis prêt à répondre à votre question de manière rapide et concise. Veuillez la formuler, s'il vous plaît.

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