Comment signer numériquement un PDF

Pour signer des documents PDF à valeur légale, une signature numérique doit être apposée, c'est-à-dire une signature certifiée par un tiers

Sur PC, smartphone ou tablette vous pouvez dessiner votre signature au format électronique (en dessinant au doigt ou avec un stylet capacitif) et ainsi créer documents simples signés sans trop de problèmes. Toutefois, si les documents que nous recevons nécessitent un niveau de signature au niveau juridique nous ne pouvons pas simplement signer avec un stylo ou un doigt, mais nous devrons signer des documents avec un seul signature numérique c'est-à-dire en appliquant sur documenter un certificat qui nous assure de notre identité.

La signature numérique il est essentiel pour les entrepreneurs et les comptables qui soumettent des documents à la chambre de commerce locale puisque maintenant tous acceptent les documents au format numérique uniquement s'ils sont signés numériquement et rejettent les documents avec signature électronique.

Dans le guide qui suit, nous allons vous montrer comment signer numériquement un document PDF afin que nous puissions certifier nos intentions et confirmer le contenu

Comment obtenir la signature numérique

Exactement comme le PEC et il SPID la signature numérique peut être obtenue en choisissant un fournisseur de signature numérique qui fournira le certificat nécessaire à l'apposition de ce type de signature.

L'un des meilleurs fournisseurs de signature numérique est Aruba qui propose différents modes de conservation de votre certificat et vous permet de activer rapidement la signature numérique en utilisant le SPID (à utiliser dans ce cas comme méthode de reconnaissance).

Sur la base de l'abonnement choisi sur Aruba, nous obtiendrons un lecteur de carte à puce (et la carte à puce relative avec la signature numérique enregistrée à l'intérieur) ou la simple carte à puce (si nous avons déjà un lecteur de carte à puce au bureau); alternativement nous pouvons obtenir le Clé USB Aruba Key ou une simple clé USBà utiliser comme jeton USB lors de la signature.

La clé USB Aruba Key il est prêt à l'emploi et comprend également le logiciel de signature, c'est-à-dire Signe d'Aruba; si nous avons choisi d'autres méthodes pour la signature (comme la carte à puce ou la simple clé USB) nous devrons télécharger le logiciel Signe d'Aruba sur l'ordinateur, téléchargez le document à signer et utilisez la carte à puce ou le jeton pour appliquer la signature numérique.

Comment obtenir la signature numérique à distance

Là Signature numérique à distance il s'agit d'une évolution de la signature numérique qui simplifie au maximum la procédure, la rendant pratique à utiliser même pour les utilisateurs novices.

Avec la signature numérique à distance, le certificat de signature numérique est toujours disponible sur le serveur Aruba: lors de la signature du document (via Aruba Sign), un Code OTP à générer sur le téléphone afin de constater immédiatement notre identité et procéder à la signature effective.

Avec la signature numérique à distance, nous n'avons pas à télécharger de certificats, nous n'avons pas à installer de lecteurs de cartes à puce et nous n'aurons pas à conserver les jetons, ce qui rend la procédure beaucoup plus simple, plus confortable et plus rapide ; l'inconvénient c'est qu'il faut toujours être connecté à internet car la signature est impossible sans accès au serveur Aruba.

Les applications à télécharger sont Aruba Digital Signature (disponible pour Android Et iPhone) et l'application Aruba OTP (disponible pour Android Et iPhone), indispensable pour pouvoir mener à bien le processus de signature.

Si on a peur de perdre le téléphone, pas de problème: il est possible de générer l'OTP pour la signature numérique à distance même avec un générateur OTP physique ou avec une clé USB OTP, sans avoir à déranger le smartphone en cours d'utilisation.

Comment signer numériquement un document PDF

Maintenant que nous avons vu ce qu'il faut pour obtenir une signature numérique ou une signature numérique à distance, voyons ensemble toutes les étapes que nous devons suivre pour appliquer la signature numérique sur n'importe quel document PDF.

Convertir des documents en PDF

Tout d'abord, assurons-nous que le document est au format PDF: dans le cas où nous recevons des documents Word ou dans un autre format électronique, nous vous conseillons de les convertir immédiatement en PDF en utilisant l'une des méthodes vues dans notre guide sur comment convertir des documents en PDF.

Installer le matériel et les logiciels de signature

Après avoir converti les documents en PDF, nous devrons nous assurer que nous avons correctement installé tout le matériel et les logiciels nécessaires à la signature numérique. Pour Aruba, nous devrons utiliser le programme Signe d'Aruba parfaitement compatible avec le matériel fourni par Aruba lui-même.

Une fois le matériel et les logiciels préparés, nous récupérons les certificat réel, enregistré sur la carte à puce ou le jeton USB: ce fichier est essentiel, puisqu'il s'agit du certificat de notre signature numérique.

Dans le cas du signature numérique à distance le certificat est stocké sur les serveurs Aruba et peut être rappelé par Aruba Sign chaque fois que nous devons signer: dans ce cas précis, nous devons toujours être connectés à Internet et choisir la signature numérique à distance après avoir téléchargé le document réel.

Appliquer la signature numérique

La procédure de signature proprement dite est vraiment très simple: après avoir téléchargé un ou plusieurs documents au format PDF sur Aruba Sign (ou un programme de signature similaire, tel que Digue) nous choisissons Signature PDF (PAdES) cliquer sur Continuer et signer et sélectionner la méthode choisie pour récupérer la signature numérique (token, carte à puce ou code OTP pour la signature à distance).

Le résultat final sera les fichiers PDF signés dans le même dossier source, prêts à être envoyés ou partagés.

conclusion

La signature numérique est indispensable pour envoyer des documents à l'administration publique et pour envoyer des factures au comptable; le document signé numériquement a la même valeur juridique que le papier imprimé et signé, nous devrons donc faire attention à ce que nous certifions. Avec le PEC et le SPID, il fait partie de la "triade" nécessaire en Italie pour pouvoir envoyer des documents certifiés, vérifier notre identité sur les services numériques et signer des documents sans les imprimer ni les scanner.

Pour en savoir plus, nous pouvons lire nos guides CNS, CRS, CIE et SPID: guide d'authentification sur les sites de l'État allez comment activer SPID: guide complet.

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