Guide de base sur l'utilisation de Microsoft Outlook et les principales fonctions

Mini guide de l'utilisateur pour commencer à utiliser Microsoft Outlook, utiliser le ruban et les fonctions de messagerie, calendrier, tâches

Microsoft Outlook c'est le programme le plus utilisé et le plus connu au monde pour gérer les e-mails sur votre ordinateur, même s'il s'agit d'un programme inclus dans la suite Office. Outlook est vital dans de nombreuses organisations, non seulement pour sa capacité évidente à gérer les e-mails (de toutes sortes, y compris PEC), mais aussi pour ses fonctions de calendrier, de tâches et de carnet d'adresses intégrées au compte Microsoft ou à d'autres comptes de messagerie (tels que comme Gmail, l'un des services Web les plus utilisés).

Dans ce guide, nous allons vous montrer comment utiliser Microsoft Outlook dans toutes ses fonctions en prenant comme référence la dernière version publiée par Microsoft, c'est-à-dire Perspectives 2019). Toute personne disposant de programmes Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) a également Outlook sur son ordinateur et peut l'ouvrir pour un premier accès.

Guide complet de Microsoft Outlook

Pour les entreprises, la commodité est de connecter Outlook à un serveur Exchange afin que tout le monde puisse partager le même carnet d'adresses et les mêmes calendriers, ce qui en fait un excellent outil de collaboration à l'échelle de l'entreprise.

Pour un usage domestique, Outlook est principalement utilisé pour télécharger du courrier sur le PC et le stocker sur Internet, mais si la plupart des gens n'utilisent certainement pas de serveur Exchange à la maison et ne savent probablement même pas ce que c'est, les fonctionnalités d'Outlook en font un puissant outil de gestion des tâches également pour un usage personnel et non professionnel, pour lire des e-mails, suivre des rendez-vous, organiser des carnets d'adresses et bien plus encore.

Si nous n'avons pas encore installé Microsoft Outlook sur notre ordinateur, veuillez lire notre guide Toutes les façons d'utiliser et de télécharger Office gratuitement.

Interface utilisateur

Étant un produit de la série Office, nous trouverons une interface familière pour nous accueillir, très similaire à celle de Word. La vue par défaut d'Outlook est la boîte de réception, en haut se trouve le ruban de ruban (également appelé barre de ruban).

Le ruban ruban permet de trouver très facilement des boutons pour activer les fonctions et utiliser les outils du programme:

  • L'onglet Accueil a des boutons différents selon le mode et l'écran dans lequel vous vous trouvez.
    Sur l'écran principal, il existe des options pour le courrier. Le long de la bord gauche d'Outlook il y a des dossiers, tandis qu'au bas de ce panneau se trouvent les modes Outlook: Boîte de réception, Calendrier, Personnes, Tâches, etc. Cliquez sur la flèche en haut du panneau de navigation pour agrandir le volet pour afficher la structure des dossiers du compte de messagerie. Cliquez sur les trois points pour accéder aux modes Outlook supplémentaires: notes Outlook, dossiers et raccourcis. Dans les "Options de navigation", vous pouvez modifier l'ordre dans lequel les différents éléments apparaissent et désactiver la navigation compacte si vous utilisez un grand écran.
  • Le tableau Envoyer recevoir il concerne spécifiquement les fonctions de la boîte de réception, mais il apparaît également dans d'autres modes (calendrier, tâche, etc.), bien qu'ils n'aient pas les mêmes fonctionnalités. Selon le type de protocole de messagerie que vous utilisez (IMAP ou POP), vous pouvez ou non avoir la possibilité de télécharger uniquement les en-têtes de message, marquer ou désélectionner les messages à télécharger et d'autres fonctions (qui ne sont disponibles qu'avec le protocole IMAP, toujours recommandé).
  • L'onglet Dossier permet de gérer les dossiers du compte mail, d'en créer de nouveaux, de choisir les règles d'archivage automatique des anciens mails et autres propriétés. En mode calendrier, il n'y a pas de dossier donc, à partir de ce menu, vous pouvez copier ou déplacer des calendriers. La structure des dossiers est essentielle pour gérer votre courrier et le garder organisé, afin de ne pas perdre les messages importants et de retrouver les mails plus facilement. Dans un autre article, nous avons vu comment créer des règles et des filtres de messagerie dans Microsoft Outlook pour organiser le courrier dans des dossiers.
  • L'onglet Affichage contiennent les fonctions essentielles pour masquer ou afficher certaines informations et éléments de l'interface Outlook, parmi lesquels se trouvent également les Rappel. En mode calendrier, il est possible de changer à partir d'ici la façon de voir les jours, avec une vue mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne et la couleur.

Les options du ruban de ruban, comme mentionné ci-dessus, changent en fonction de l'endroit où vous vous trouvez.
Lorsque nous écrivons un nouvel e-mail, vous trouverez tous les boutons pour mettre en forme le texte, pour ajouter des pièces jointes, des images, des étiquettes d'options de mise en forme et nous verrons également apparaître de nouveaux onglets:

  • Insérer un onglet il est présent dans chaque section d'Outlook et vous permet de modifier le contenu des messages, des activités, des événements du calendrier.
  • Dans le cas des e-mails, le Onglet Options où vous pouvez trouver le choix du thème, des couleurs, des polices et des effets, le CCN (copie carbone invisible à utiliser pour masquer les destinataires du courrier) et le demande de confirmation de lecture de l'email.
  • Onglet Review à la place, il contient les fonctions de correction automatique de l'orthographe et de la grammaire, utiles pour ne pas faire d'erreurs lors de la rédaction des e-mails; il est également possible de traduire les messages envoyés dans d'autres langues.

Tous ces menus vous permettent d'avoir un contrôle maximal sur vos e-mails et de mieux gérer chaque compte de messagerie ou calendrier ajouté au programme.

Comment ajouter des comptes de messagerie

Passons maintenant à la phase la plus importante d'Outlook, à savoir la configurer un compte de messagerie; cette configuration peut être automatique ou manuelle, selon le type de compte mail que nous voulons ajouter. Lorsque vous démarrez Outlook pour la première fois, vous êtes invité à configurer un compte, que vous pouvez également ignorer initialement et l'ajouter ultérieurement; en fait, nous pouvons utiliser Outlook sans compte dans les modes calendrier, tâches et notes (non synchronisés). Cependant, comme il s'agit d'un programme conçu principalement pour gérer les boîtes e-mail, il vaut la peine d'ajouter un compte immédiatement en essayant le configuration automatique.

Pour l'essayer, ouvrez Outlook, cliquez sur le menu en haut Déposer, allons dans le menu Information et appuyez sur le bouton Ajouter un compte.

Dans l'écran qui s'ouvre, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de la boîte aux lettres à ajouter et appuyez sur Se connecter pour établir la connexion (le protocole IMAP est utilisé comme base, ce qui est plus sécurisé et plus rapide). La configuration automatique fonctionne certes avec des adresses plus connues (Hotmail et Outlook.com, mais aussi Gmail, Yahoo! Mail et autres services célèbres) mais elle ne fonctionne pas avec d'autres fournisseurs de messagerie, notamment sur les comptes d'entreprise ou les adresses PEC: dans ces cas, nous doit procéder à la configuration manuelle.
Pour ajouter manuellement un compte à Outlook, nous ouvrons à nouveau l'onglet Déposer dans le ruban, on appuie sur le bouton Ajouter un compte, nous appuyons sur l'article Options avancées et nous vérifions l'article Autoriser la configuration manuelle du compte.

Dans la configuration manuelle, entrez simplement l'adresse e-mail du compte, cliquez sur Se connecter et configurez manuellement les paramètres, en choisissant d'utiliser un compte POP ou IMAP (ou un compte Exchange si vous configurez Outlook dans un bureau), en entrer le port à utiliser, le serveur de courrier sortant, le serveur de courrier entrant et si le cryptage est présent ou non.

Pour en savoir plus, nous pouvons également lire nos guides sur la façon ajouter un compte Yahoo Mail à Outlook, en modifiant les paramètres en fonction de votre fournisseur de messagerie. Dans un autre article, j'ai également expliqué étape par étape comment configurer Microsoft Outlook avec GMail pour recevoir et envoyer des e-mails depuis le PC.

Meilleur IMAP ou POP?

Nous avons déjà vu dans un autre article le différences entre IMAP et POP qui, brièvement, sont:

  • POP ou alors Protocole de bureau de poste (aussi appelé POP3) est l'ancien protocole utilisé pour télécharger du courrier sur votre ordinateur.
  • IMAP est le protocole le plus utilisé et vous permet de copier la structure des dossiers de messagerie Web et de synchroniser les messages sans les faire disparaître du serveur de messagerie, avec des options pour télécharger uniquement les en-têtes de messages, sans remplir votre ordinateur de milliers d'e-mails et de pièces jointes.

Si possible nous choisissons toujours IMAP, puisque ce protocole est plus sécurisé, il ne supprime aucun message (sauf si nous le faisons) et est plus rapide en synchronisation.

Gérez plusieurs comptes de messagerie ensemble

Dans Outlook, vous pouvez ajouter et gérer de nombreux comptes de messagerie, sans réelle limite: nous pouvons alors ajouter des e-mails d'entreprise, des e-mails personnels ou l'adresse PEC, afin de toujours recevoir tous les messages en un seul endroit lorsque nous sommes au PC. Si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie, un client de messagerie comme Outlook peut vraiment faire la différence et vous permet de lier les rendez-vous et les tâches du calendrier afin de gérer complètement votre vie.

Après avoir ajouté deux ou plusieurs comptes à Outlook, ils seront tous visibles dans l'interface, avec les différentes sections de courrier disponibles; Sinon, nous pouvons choisir le compte à afficher en ouvrant l'onglet Déposer et faire défiler le sélecteur dans la section Information sur le compte. Lui donner "Paramètres du compte"vous pouvez créer un nouveau compte, réparer un compte déjà ajouté, le supprimer, définir le compte préféré et modifier d'autres paramètres.

Gestion du carnet d'adresses et du calendrier Outlook

Pour gérer les contacts dans le carnet d'adresses, ouvrez le menu gens en bas à gauche de l'interface et ajoutez les adresses et autres détails de l'interface principale. Sur le même écran, nous pouvons afficher le carnet d'adresses du compte Google, Yahoo! ou tout autre compte ajouté au programme.

Pour afficher les calendriers personnels, nous pouvons appuyer sur l'icône en bas à gauche Calendrier (à côté de la clé gens) et gérez les rendez-vous, les calendriers de vacances, les anniversaires et les notes marqués par votre compte Microsoft ou par l'un des autres calendriers ajoutés au programme (comme le calendrier Google).

Le moyen le plus simple d'importer le carnet d'adresses à partir d'autres comptes comme Gmail est de synchroniser, comme également vu dans le guide synchroniser le carnet d'adresses entre Gmail et Outlook et importer des contacts.
Alternativement, nous pouvons utiliser des vCards, comme expliqué dans le guide sur la façon importer des fichiers vCard (vcf) dans les contacts Windows et Microsoft Outlook.

Fonctionnalités avancées d'Outlook

Explorer fonctionnalités plus avancées de Microsoft Outlook nous pouvons également lire les autres articles dans la liste à puces suivante:

En lisant tous les guides, nous pourrons utiliser Outlook comme de vrais experts.

Conclusions

Microsoft Outlook ne doit manquer sur aucun ordinateur d'entreprise ou PC réservé au travail ou aux études, puisqu'il dispose de tous les outils pour pouvoir gérer efficacement tous les comptes de messagerie mais aussi les contacts et le calendrier synchronisé.

Si nous n'avons pas Microsoft Office sur notre ordinateur, nous pouvons toujours l'utiliser Outlook.com (version Web), utilisez le Messagerie intégrée dans Windows 10 ou utilisez un client gratuit et open source comme Thunderbird, dont nous avons parlé dans le guide Thunderbird, le programme de messagerie électronique le plus utilisé et le plus gratuit sur PC (par Mozilla).

Index
  1. Guide complet de Microsoft Outlook
    1. Interface utilisateur
    2. Comment ajouter des comptes de messagerie
    3. Meilleur IMAP ou POP?
    4. Gérez plusieurs comptes de messagerie ensemble
    5. Gestion du carnet d'adresses et du calendrier Outlook
    6. Conclusions

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