Guide des styles, sections et paragraphes dans Word et préparation de documents

Apprenez la mise en forme du texte dans Word, les styles, les paragraphes et les sections pour contrôler l'affichage de ce que vous écrivez sans devenir fou

Travailler et écrire avec Word (ou des programmes équivalents tels que Writer de LibreOffice ou Google Docs) signifie devoir faire face à tous les problèmes et difficultés de la mise en forme du texte.

Taper un document sur l'ordinateur est facile, mais le formatage du texte ou la modification de son apparence, les paragraphes, les sauts de page, les marges, etc. peuvent devenir frustrants si vous ne connaissez pas les bases.

Dans le guide suivant, nous vous montrerons comment améliorer la rédaction de documents avec Microsoft Word et limiter au maximum les erreurs et sans devenir fou apprendre comment fonctionne le formatage du texte dans Word et quels outils sont disponibles pour le contrôler.

1) Niveaux de formatage dans Microsoft Word

La première chose à savoir est de savoir comment Word interprète la mise en forme du texte. L'esprit humain pense qu'un document est composé de mots qui forment des phrases, de phrases qui forment des paragraphes, de paragraphes qui forment des pages, etc.

Pour Word, en revanche, chaque document est composé de trois niveaux fondamentaux :

• Sections: Chaque document Word comporte une ou plusieurs sections.
• Paragraphes: Chaque section comporte un ou plusieurs paragraphes.
• personnages: Chaque paragraphe comporte un ou plusieurs caractères.

Avec Word, vous pouvez appliquer une mise en forme à un document entier ou à des pages spécifiques d'un document, mais en réalité chaque règle est toujours appliquée à l'un de ces trois niveaux et donc pas à l'ensemble du document.

2) Afficher les caractères cachés

Apprenez à formater du texte dans Microsoft Word et à travailler avec des styles vous devez toujours garder les caractères cachés visiblesau moins jusqu'à ce que vous deveniez assez bon pour les "voir" même s'ils ne sont pas visibles à l'œil nu.

Sur la barre d'outils principale, il suffit d'appuyer sur la touche P inverse (également appelée Pied volant), pour voir les caractères non imprimables et masqués qui sont des symboles de la structure d'un document.

La feuille apparaîtra maintenant sale avec des points sur les côtés et les P inversés à la fin de chaque ligne se terminant par un point. Dans Word, chaque bouton sur lequel vous appuyez sur votre clavier est un caractère, mais seuls les lettres, les chiffres et la ponctuation sont visibles.

Vous pouvez contrôler exactement les polices que vous voyez et masquez en accédant à Fichier -> Options -> Affichage.

Pour en savoir plus, nous pouvons lire notre guide sur comment supprimer les points et les symboles p dans word.

3) Vérifiez les rubriques

Les sections contrôlent tout le flux de documents. Tous les documents Microsoft Word commencent par une seule section qui change au fur et à mesure que vous ajoutez des modifications.

Vous insérez un saut de section manuel

Vous pouvez créer une nouvelle section manuellement en insérant un saut de section (dans le menu Word Disposition -> Pauses).

Il existe deux types de sauts de section, l'un qui coupe le texte sur la page, l'autre qui vous fait continuer à écrire sur la même page où le saut est inséré. Dans Word, il existe également des sauts de page pairs et impairs.

La mise en forme de pages spécifiques est modifiée

Rappelez-vous que Word ne voit pas les pages, seulement les sections. Lorsque vous modifiez la mise en forme d'une page ou d'une plage de pages particulière, Word crée une nouvelle section pour celles-ci en insérant automatiquement un saut de section au-dessus et en dessous. Toutes les modifications de mise en forme au niveau de la page sont appliquées à l'ensemble de la section.

Les sections peuvent vraiment vous rendre fou si vous ne comprenez pas comment les gérer et ce qu'elles sont, d'autant plus que vous devez utiliser le mode Création pour les gérer. Une erreur de débutant typique consiste à passer à l'écriture sur une page suivante sans casser la page, en appuyant plusieurs fois sur Entrée.

4) Utilisez des paragraphes

Le paragraphe est sans aucun doute l'élément le plus important d'un document Microsoft Word. Le succès du formatage du texte dépend de la compréhension de son fonctionnement; le paragraphe est une phrase qui se termine par un retour chariot, donc en utilisant le . puis en appuyant sur Entrée.

Le signe de paragraphe est un caractère important et spécial car il nous dit tout sur la structure du texte. Voir le ¶ nous aide à éviter les erreurs comme aller à la page suivante en appuyant plusieurs fois sur Entrée ou perdre le formatage lors du copier-coller.
Pour écrire dans Word, il est essentiel de voir ces caractères et de toujours savoir où se termine une phrase.

5) Utilisez des styles de formatage

Un style est une collection d'informations de mise en forme qui peuvent être appliquées à un morceau de texte à la fois. Les styles sont utiles pour appliquer le même formatage dans tout un document.

Le menu Word Home vous permet de choisir entre certains styles prédéfinis qui sont de deux types : les styles de paragraphe et les styles de caractère. Les styles rapides sont disponibles dans un menu déroulant de la barre d'outils principale.

• Styles de paragraphe incluent la mise en forme appliquée à un paragraphe entier (tableaux, interligne, bordures et retraits), ainsi que la mise en forme des caractères (police, taille, couleur). Les styles de paragraphe sont marqués d'un signe ¶.
• Styles de police contiennent uniquement des informations sur le formatage des caractères sélectionnés dans un paragraphe. Les styles de caractères incluent uniquement la mise en forme des caractères, les lettres et les chiffres ; si vous appliquez un style de caractère à l'intérieur d'un paragraphe, il remplace le style de paragraphe

Dans Word, nous pouvons modifier les styles existants, mais il est préférable de les laisser tels quels et crée le tien si vous voulez avoir ce contrôle. Dans les options de création du nouveau style, il est conseillé de l'ajouter au menu des styles rapides mais de ne pas activer l'option de mise à jour automatique.

Si nous voulons créer nos propres styles dans Word, nous vous renvoyons à la lecture du Guide italien sur les styles Word.

6) Préparez le document à l'avance

Il n'y a rien de plus frustrant que d'essayer de résoudre les problèmes de section dans Word ou résoudre un problème avec les styles dans un document prêt à l'emploi. La meilleure façon d'écrire dans Word est de le faire sans se soucier du formatage, puis, lorsque vous avez terminé, ouvrez un nouveau document, préparez-le correctement et copiez le texte de l'ancien vers le nouveau, en le collant sous forme de texte non formaté.

Dans un autre article, nous avons vu comment coller le texte copié sans formatage.

conclusion

Devenir bon avec Word cela demande beaucoup d'efforts et une utilisation constante de l'application, mais en suivant les conseils énoncés ci-dessus, nous deviendrons immédiatement suffisant pour créer des documents professionnelsordonné et cohérent pour tout besoin (travail et études), sans avoir à suivre de cours.

Pour en savoir plus, nous pouvons lire nos guides sur comment changer la mise en page par défaut dans word allez comment écrire des formules avec word.

Maintenant que tu as fini de lire Guide des styles, sections et paragraphes dans Word et préparation de documents, nous t'invitons à explorer davantage la catégorie Tutoriels. Tu y trouveras d'autres articles intéressants qui élargiront tes connaissances et te tiendront informé. Ne cesse pas de lire et de découvrir plus!