Organisez votre courrier si vous recevez trop d'e-mails
Toutes les façons d'organiser votre boîte de réception lorsque vous recevez trop d'e-mails, d'éviter les spams et d'organiser votre messagerie
Ceux qui utilisent un ordinateur ou un smartphone pour le travail reçoivent chaque jour de nombreux e-mails, ce qui leur fait perdre beaucoup de temps à les lire et à y répondre. La plupart des e-mails reçus dans la boîte de réception sont sans importance ou même du spam, généralement sous la forme de publicités inutiles et ennuyeuses.
Pour éviter que la lecture des e-mails ne se transforme en une épreuve stressante, nous allons vous montrer dans le guide ci-dessous comment organiser votre courrier si vous recevez trop d'e-mails de manière à donner la bonne priorité aux e-mails importants (à lire immédiatement) aux e-mails sans importance, en bloquant complètement les notifications pour les spams ou les e-mails secondaires (peut-être à lire après le travail).
Meilleurs services de messagerie à utiliser
Tous les services de messagerie ne sont pas identiques: Gmail, Yahoo! Courrier Et Microsoft Outlook ils sont les meilleurs du point de vue de l'organisation, car vous pouvez utiliser leurs systèmes de filtrage pour bloquer les spams ou organiser automatiquement votre boîte de réception.
Si nous ne disposons pas encore de l'un des services de messagerie répertoriés ci-dessus, il est préférable de convertir immédiatement en lisant les guides associés. En plus des sites de messagerie Web, nous pouvons également configurer le courrier sur Client Outlook idéal pour garder une trace de toutes les adresses e-mail lorsque nous utilisons le PC.
Comment organiser le courrier
Pour vous débarrasser du fardeau d'un trop grand nombre d'e-mails, vous devez optimiser votre boîte de réception. Comme indiqué à plusieurs reprises, le spam ne consiste pas nécessairement en des publicités non autorisées; très souvent c'est bulletin envoyés depuis des sites auxquels vous vous êtes inscrit en donnant votre consentement.
Si nous utilisons Gmail, nous savons déjà tout sur le courrier prioritaire Gmail. Gmail marque plus ou moins intelligemment les messages reçus considérés comme importants avec une division de la boîte de réception en onglets et catégories, comme les mises à jour, les promotions et les réseaux sociaux.
Ce style d'affichage peut également être modifié pour un style peut-être plus efficace, ayant les messages non lus dans la tête, ceux considérés comme prioritaires immédiatement en dessous, puis ceux des autres catégories qui peuvent être effectuées dans les paramètres.
Si nous recevons beaucoup de newsletters dans votre boîte de réception, vous devez sélectionner celles que vous souhaitez vraiment recevoir et celles que vous ne souhaitez pas recevoir. Chaque mail de ce type, en le faisant défiler vers le bas, comporte un lien, souvent écrit en petite police masquée, pour se retirer de la liste de diffusion et ne plus recevoir ces messages.
Parfois, il s'agit d'un lien vers le bouton Se désabonner (désinscription), parfois c'est "Supprimer l'abonnement"alors que dans certains cas, vous devez écrire un nouveau message demandant le retrait de la liste de diffusion. Après avoir appuyé sur Se désabonnerles sites les plus sérieux automatisent la suppression tandis que d'autres obligent l'utilisateur à se connecter à son compte et à modifier les options de notification par e-mail.
Gmail permet également de se désabonner sans cliquer sur les liens (souvent arnaque), grâce à la fonction spécifique créée pour se désabonner des emails publicitaires sans les ouvrir (Se désabonner, présent sur le titre du mail reçu ou dans les options mail). Le problème est si grave que certains sont nés services pour se désinscrire automatiquement des newsletters comme Unroll.me qui fonctionne avec les clients de messagerie mobiles et PC (Outlook et Thunderbird).
Lutte contre le spam
Pour lutter contre les spams Les services Yahoo, Google Mail et Outlook.com fournissent d'excellents filtres mais, pour augmenter cette protection, il existe des programmes gratuits pour bloquer les spams. Après avoir fait un peu de nettoyage, vous devez organiser les messages entrants en essayant de les agréger.
Si nous recevons trop de messages de Facebook nous pouvons ajuster le Notifications par e-mail des messages Facebook nous emmenant dans paramètres du compte -> notifications; de cette façon, nous ne pouvons recevoir que des mises à jour importantes et des e-mails récapitulatifs plutôt que des e-mails de notification individuels.
Configurer des filtres pour les e-mails importants et les e-mails secondaires
En ce qui concerne l'organisation des messages entrants dans des dossiers, dans tous les services de messagerie, il est possible créer des règles automatiques pour filtrer les e-mails. Devenir bon dans la définition des règles de filtrage vous permet de trier le courrier ou fournir des réponses automatiques.
Par exemple, si vous vous êtes inscrit vous pouvez créer un filtre pour tous les e-mails quotidiens avec de nouveaux articles en choisissant d'appliquer des filtres Appliquer à la catégorie (Mises à jour), Ne jamais spammer Et Appliquer l'étiquette : et donc il devient facile d'aller les relire quand on veut sans recevoir de notification constante.
Pour les emails les plus importants il vaut mieux définir un filtre spécifique sur Gmail: sélectionnez l'email à partir duquel créer le filtre, appuyez sur les trois points en haut, appuyez sur Filtrer les messages de ce type nous appuyons sur Créer un filtre puis nous définissons activer les éléments Toujours marquer comme important Et Appliquer la catégorie (Principal). Avec ce filtre actif, tous les messages importants seront affichés en haut et la notification arrivera immédiatement, sans même avoir à ouvrir l'application ou le client.
Gmail dispose d'un excellent filtre anti-spam pour filtrer les e-mails en fonction de l'adresse de l'expéditeur et pour placer les e-mails reçus des listes de diffusion dans la catégorie des promotions ou des mises à jour.
Cependant, vous pouvez vous assurer que le message d'une adresse spécifique est automatiquement supprimé à l'aide de filtres.
Sélectionnez ensuite l'e-mail que vous ne souhaitez plus recevoir, cliquez sur le "Autre"en haut, sélectionnez"Filtrer les messages comme celui-ci". Depuis la case, cliquez sur"Créer un filtre avec cette recherche"puis sélectionnez"effacer".
L'utilisation d'étoiles est également pratique.
Normalement, lors de l'ajout d'une étoile à côté des messages pour les distinguer des autres, l'étoile jaune est utilisée. Dans les paramètres, vous pouvez également choisir d'utiliser un ensemble d'étoiles avec des couleurs ou des symboles différents afin de mieux distinguer les messages. Le profil le plus efficace est celui des 4 étoiles et non celui où toutes les étoiles deviennent impraticables. Pour utiliser les étoiles, cliquez sur le signe astrologique à côté de l'e-mail. et cliquez dessus plusieurs fois pour choisir le symbole approprié.
Réponses par défaut
Sur Gmail, nous pouvons également définir les réponses par défaut avec des modèles préconfigurés, indispensables pour répondre rapidement aux messages répétitifs. L'envoi ne sera pas automatique mais, de cette façon, il suffit de deux clics pour envoyer la réponse, sans avoir à réécrire les mêmes choses encore et encore. En combinaison avec des filtres, il est également possible de définir des réponses automatiques pour certains mots-clés.
Un autre excellent plugin pour Gmail est Boomerang qui vous permet de retarder l'envoi des e-mails puis envoyer des messages postdatés: je l'écris maintenant, je l'envoie dans deux heures, pour stratégie ou organisation personnelle. Boomerang n'est que l'un des plugins Gmail les plus utiles sur le navigateur Google Chrome.
Ensuite, sur Gmail, le bouton "reporter" est très utile pour différer la lecture des Emails.
Extensions pour Gmail
Qui utilise Gmail a beaucoup de disponible extensions et plugins qui optimisent Gmail et ranger la boîte de réception. Par exemple, parmi ceux-ci, je voudrais souligner le plugin Simplifiez Gmail qui s'intègre à Gmail et organise automatiquement les messages en les divisant en plusieurs colonnes.
Notifications de bureau pour les messages non lus
Vous pouvez recevoir des notifications sur le bureau chaque fois que vous recevez un nouveau message dans Gmail, comme vous le feriez avec un client installé sur votre ordinateur.
Dans le Réglages, faites défiler vers le bas pour trouver l'option de notifications sur le bureau et sélectionnez si vous préférez recevoir des notifications pour les messages importants uniquement ou pour toutes les boîtes de réception. Désormais, chaque nouveau message affichera un avertissement en bas à droite.
Remarque: Si vous utilisez Chrome, vous pouvez également installer l'extension Checker Plus pour Gmail pour toujours savoir combien de messages non lus se trouvent sur une icône en haut à droite.
conclusion
Toutes les méthodes vues ci-dessus sont très utiles pour ranger la boîte de réception, en faisant les distinctions nécessaires entre les emails de l'entreprise, les emails professionnels et les emails secondaires, à lire plus tard. Les méthodes sont également idéales pour filtrer avec précision les spams ou se désabonner des newsletters trop envahissantes ou offrant de faux rabais et coupons.
Pour conclure le guide, nous vous recommandons également nos guides sur recevoir des alertes informatiques pour les messages entrants avec des outils comme EmailTray ou, mieux encore, Pop Peeper qui fonctionne avec n'importe quel programme ou service de messagerie.
Dans un autre guide, nous avons également signalé le meilleur outil pour recevoir une notification de nouveaux e-mails sur PC sur le bureau pour ne manquer aucun nouveau message.
Ceux qui ne veulent rien installer peuvent aussi simplement configurer le Application Windows Mail disponible gratuitement pour Windows 11 et Windows 10.
Maintenant que tu as fini de lire Organisez votre courrier si vous recevez trop d'e-mails, nous t'invitons à explorer davantage la catégorie Chrome. Tu y trouveras d'autres articles intéressants qui élargiront tes connaissances et te tiendront informé. Ne cesse pas de lire et de découvrir plus!