Comment ajouter une signature e-mail dans Zoho Mail
Découvrez comment créer une signature d'e-mail professionnelle dans Zoho Mail, un élément essentiel pour améliorer votre communication et optimiser l'efficacité de vos échanges professionnels.
Les signatures d'e-mail sont couramment utilisées dans les e-mails professionnels. Lorsqu'elles sont conçues correctement, elles peuvent rendre vos e-mails plus professionnels et dignes de confiance. Si vous utilisez Zoho Mail pour le travail ou la communication commerciale, ajouter une signature peut vous faire gagner du temps et garantir que chaque e-mail que vous envoyez inclut vos coordonnées. Dans cet article, nous vous guiderons étape par étape sur comment ajouter une signature d'e-mail dans Zoho Mail sur un PC.
Une signature d'e-mail est un petit bloc de contenu qui apparaît à la fin d'un e-mail. Elle contient généralement des informations importantes sur l'expéditeur, telles que son nom, son poste, le nom de l'entreprise et son numéro de téléphone. En termes simples, elle inclut les informations clés qu'un destinataire peut avoir besoin de connaître sur l'expéditeur et comment le contacter.
Comment ajouter une signature d'e-mail dans Zoho Mail
Zoho Mail vous permet de créer et de gérer plusieurs signatures d'e-mail pour votre compte. Dans les sections suivantes, nous vous montrerons comment créer et ajouter une signature d'e-mail dans Zoho Mail, définir des signatures par défaut pour les e-mails et les réponses, et associer une carte de contact à celle-ci.
Créer et ajouter une signature d'e-mail
Pour ajouter une signature d'e-mail dans Zoho Mail sur un PC Windows 11/10, suivez ces étapes :
Ouvrez Zoho Mail dans votre navigateur et connectez-vous à votre compte. Cliquez sur l'icône Paramètres (icône en forme de rouage) en haut à droite.
Assurez-vous d'avoir sélectionné les paramètres Mail. Faites défiler le panneau de gauche et sélectionnez Signatures.
Un éditeur de signature apparaîtra dans le panneau de droite. Entrez un nom pour la signature.
Dans la fenêtre de l'éditeur, tapez les informations que vous souhaitez inclure dans votre signature et formatez-les à l'aide des options en haut.
Vous pouvez insérer des images (comme des logos) dans votre signature, coller des images copiées, et aussi les hyperlier si nécessaire.
Configurer les paramètres de la signature
Lors de la création de la signature, vous pouvez également configurer les options suivantes :
Position de la signature
Cette option spécifie où placer votre signature dans les e-mails sortants. Choisissez Placer la signature au-dessus du contenu cité pour l'afficher juste en dessous de votre message de réponse. Choisissez Placer la signature en dessous du contenu cité pour l'afficher au bas de la conversation par e-mail.
Adresses associées pour de nouveaux e-mails
Cette option vous permet de lier une signature à une adresse e-mail spécifique. Lorsque vous composez un nouvel e-mail et que vous sélectionnez cette adresse dans le champ De, Zoho Mail insère automatiquement la signature associée dans le message (cela diffère de la signature par défaut, qui est utilisée pour tous les e-mails lorsque aucune signature spécifique n'est associée à une adresse e-mail).
Adresses associées pour les réponses et les transferts
Cette option vous permet d'assigner une signature à une adresse e-mail spécifique pour les réponses et les e-mails transférés. Lorsque vous répondez à ou transférez un e-mail en utilisant cette adresse dans le champ De, Zoho Mail ajoute automatiquement la signature liée au message. Vous devez activer l'option Signature pour les réponses pour inclure automatiquement les signatures dans les réponses par e-mail.
Associer une carte de contact
Cette option vous permet de joindre votre carte de contact (vCard) à une signature d'e-mail. Lorsqu'une carte de contact est liée à une signature, elle est automatiquement ajoutée en tant que pièce jointe aux e-mails envoyés avec cette signature. Cela facilite la sauvegarde de vos coordonnées pour les destinataires.
Une fois tout cela fait, cliquez sur Enregistrer pour créer la signature.
Pour ajouter d'autres signatures à votre compte Zoho Mail, allez dans Paramètres > Signature, cliquez sur l'icône +, puis répétez les étapes ci-dessus avec des titres différents.
Modifier ou supprimer une signature
Pour modifier une signature existante ou supprimer celles que vous n'utilisez plus, suivez ces étapes :
Allez dans votre boîte de réception et sélectionnez Paramètres > Signatures. Vous verrez la liste des signatures créées pour votre compte.
Cliquez sur la signature que vous souhaitez modifier. Modifiez le contenu dans l'éditeur de signature. Cliquez sur Mettre à jour pour appliquer les modifications.
Pour supprimer une signature, cliquez sur l'option Supprimer à côté (ou dans le coin supérieur droit de l'éditeur de signature) et confirmez.
l'action.
Remarque :
- Si l'administrateur de votre organisation a configuré une signature pour votre compte, vous ne pourrez pas associer une nouvelle signature à l'adresse e-mail liée à cette signature attribuée par l'administrateur. La signature attribuée par l'administrateur est marquée par une icône de verrou et ne peut pas être modifiée.
- Vous pouvez choisir de modifier manuellement la signature lors de la composition d'un e-mail en utilisant l'icône Signature ou l'option Insérer une signature. La signature sélectionnée remplacera la signature par défaut pour cet e-mail particulier.
- Zoho propose également un générateur de signature e-mail gratuit dans Zoho Toolkit (lien ici) qui vous permet de créer des signatures professionnelles en utilisant des modèles prêts à l'emploi et de les copier dans Zoho Mail.
C'est tout ! J'espère que vous trouvez cela utile.
Zoho propose-t-il des services de signature électronique ?
Oui, Zoho propose un service de signature électronique appelé Zoho Sign. C'est un outil basé sur le cloud qui vous permet de signer des documents numériquement, d'envoyer des documents pour signature et de gérer des fichiers signés en ligne. De plus, dans Zoho Mail, vous pouvez créer et gérer des signatures d'e-mail qui apparaissent automatiquement à la fin de vos e-mails.
Comment ajouter une signature à mon e-mail ?
La plupart des clients de messagerie vous permettent de créer et d'ajouter une signature e-mail via leur menu des paramètres, bien que les étapes exactes puissent varier en fonction du service que vous utilisez. Dans Zoho Mail, vous pouvez ajouter une signature en naviguant vers Paramètres > Signatures, en créant une nouvelle signature et en l'enregistrant. Une fois ajoutée, la signature apparaîtra automatiquement dans vos e-mails sortants.
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