Comment configurer des filtres dans Zoho Mail

Découvrez comment configurer des filtres dans Zoho Mail pour organiser efficacement votre boîte de réception, simplifier votre gestion d'emails et ne jamais perdre de vue vos messages importants.

Les filtres sont très utiles dans un client de messagerie car ils organisent automatiquement votre boîte de réception et d'autres dossiers, aidant à réduire le désordre et à garder les messages importants faciles à trouver. Cet article vous montre comment configurer des filtres dans Zoho Mail.

Comment configurer des filtres dans Zoho Mail

Zoho Mail propose de nombreuses fonctionnalités utiles. Il vous permet de créer des filtres pour les emails entrants et sortants. De plus, certaines options de filtres avancés sont également disponibles dans Zoho Mail. Suivez ces étapes pour configurer des filtres dans Zoho Mail :

1. Connectez-vous à Zoho Mail.
2. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage dans le panneau de droite pour ouvrir les paramètres.
3. Sélectionnez Filtres dans le côté gauche.
4. Choisissez le Filtre des emails entrants si vous souhaitez configurer un filtre pour vos emails entrants. Sinon, sélectionnez le Filtre des emails sortants. Cela vous montre également des suggestions de filtres.
5. Cliquez sur Nouveau filtre.
6. Entrez un nom de filtre et sélectionnez le type de condition requis, la condition et les actions.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Types de conditions

Zoho Mail dispose de 4 types de conditions pour configurer un filtre :

1. Pour l'une de ces conditions (OU)
2. Pour toutes les conditions (ET)
3. Conditions avancées (ET/OU)
4. Aucune condition. Tous les emails entrants ou sortants

Pour configurer un filtre correctement, il est important de comprendre comment utiliser toutes ces conditions. Commençons.

Pour l'une de ces conditions (OU)

Cette condition active le filtre si l'une des conditions définies est vraie. Par exemple, si vous souhaitez envoyer tous les emails de shopping de deux expéditeurs différents, disons Amazon et Ebay, vers un dossier particulier, vous devez utiliser la condition OU.

Les étapes pour configurer un filtre sont les suivantes :

1. Entrez un titre, par exemple Emails de Shopping.
2. Sélectionnez Pour l'une de ces conditions (OU) comme type de condition.
3. Dans la section Conditions, sélectionnez De > contient. Tapez le nom du site Web, amazon.fr.
4. Cliquez sur l'icône Plus et tapez un autre nom de site Web, ebay.com.
5. Sélectionnez Déplacer vers le dossier dans le menu déroulant Actions, puis sélectionnez le dossier requis.
6. Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé.

Pour toutes les conditions (ET)

La condition ET active le filtre uniquement si toutes les conditions définies sont vraies. Par exemple, si vous souhaitez déplacer uniquement les emails d'alerte emploi de LinkedIn vers un dossier spécifique, vous pouvez le faire en appliquant la condition ET.

Suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Nouveau filtre et entrez son nom.
2. Sélectionnez la condition Pour toutes les conditions (ET).
3. Définissez la première condition, De > contient, et tapez l'URL du site Web, linkedin.com
4. Définissez la condition suivante, Sujet > contient, et tapez Alerte Emploi.
5. Sélectionnez le dossier requis pour déplacer les emails avec le sujet Alerte Emploi.
6. Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé.

Conditions avancées (ET/OU)

Vous pouvez utiliser cette condition pour combiner plusieurs situations complexes. Par exemple, il y a deux expéditeurs différents, disons [email protected] et [email protected]. Vous souhaitez que tous les emails de ces deux expéditeurs avec le sujet Marketing soient déplacés vers le dossier Marketing.

Ici, vous devez définir une formule qui indique à Zoho Mail quand activer ce filtre. Dans notre exemple, la formule devrait être (([email protected] OU [email protected]) ET Marketing).

Les étapes pour créer ce filtre sont les suivantes :

1. Cliquez sur Nouveau filtre et entrez son nom.
2. Sélectionnez Conditions avancées (ET/OU).
3. Définissez les conditions.
4. Maintenant, éditez le modèle de critères.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Aucune condition. Tous les emails entrants ou sortants

Ce filtre applique l'action définie à tous les emails entrants ou sortants, peu importe si les conditions sont remplies.

Application des filtres à tous les emails existants

Zoho Mail dispose également d'une fonctionnalité qui vous permet d'appliquer le filtre à tous les emails existants. Cette fonctionnalité aide à supprimer le désordre de la boîte de réception après la création d'un filtre. Les étapes pour le faire sont.

Ouvrez les paramètres de Zoho Mail.

1. Sélectionnez Filtres dans le menu de gauche.
2. Sélectionnez l'onglet requis pour votre filtre.
3. Survolez un filtre avec votre souris et cliquez sur l'icône “Appliquer aux e-mails existants”.

Exportation et importation d'un filtre

Vous pouvez supprimer des filtres dans Zoho Mail. Cependant, cette action est irréversible, ce qui signifie que vous ne pouvez pas récupérer un filtre supprimé. Si vous supprimez un filtre par erreur, cela peut causer des désagréments. Ainsi, pour éviter cette situation, vous pouvez exportez et sauvegarder vos filtres.

Suivez ces étapes pour exporter vos filtres :

1. Ouvrez Zoho Mail.
2. Accédez à la catégorie Filtres.
3. Sélectionnez les filtres que vous souhaitez exporter et cliquez sur Exporter sélectionnés. Si vous souhaitez exporter tous les filtres, cliquez sur Exporter tout.
4. Enregistrez le fichier exporté.

Maintenant, pour importer les filtres, cliquez sur Importer et sélectionnez le fichier exporté.

C'est tout. J'espère que cela vous aide.

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