Nouveaux fichiers et dossiers Power Query non affichés dans SharePoint
Lorsque Power Query ne détecte pas les nouveaux fichiers ou dossiers dans SharePoint, cet article propose des solutions simples pour résoudre ce problème courant.
Lorsque vous ajoutez de nouveaux fichiers ou dossiers à une bibliothèque de documents SharePoint, Power Query ne parvient parfois pas à les détecter, même après avoir actualisé la requête. Dans cet article, nous allons voir que faire si les nouveaux fichiers et dossiers de Power Query ne s'affichent pas dans SharePoint.
Power Query met en cache les métadonnées (listes de fichiers, structures de dossiers) provenant de SharePoint pour améliorer les performances. Lorsque vous vous connectez via le dossier SharePoint, Power Query stocke un instantané local du contenu de la bibliothèque. Les nouveaux fichiers ou dossiers peuvent ne pas apparaître car le cache n'est pas invalidé automatiquement, ou parce que le connecteur SharePoint sous-jacent utilise une vue dépassée qui exclut les éléments récents. De plus, les paramètres de niveau de confidentialité et la façon dont Power Query résout les chemins de dossier (par exemple, en utilisant une URL de bibliothèque par rapport à une URL de site) peuvent conduire à manquer des changements. Dans certains cas, la réponse de l'API REST SharePoint est paginée, et le traitement par défaut de Power Query ne récupère que le premier lot d'éléments, ignorant les plus récents.
Si les nouveaux fichiers et dossiers Power Query ne s'affichent pas dans SharePoint, vous devez d'abord parler à votre administrateur informatique pour vous assurer que vous avez le privilège d'y accéder. Si le problème n'est pas lié aux autorisations, suivez les solutions mentionnées ci-dessous.
- Effacer le cache de Power Query
- Se connecter en utilisant l'URL racine du site plutôt que l'URL de votre bibliothèque
- Utiliser l'API REST de SharePoint depuis Web.Content
Passons en revue ces solutions en détail.
Effacer le cache de Power Query
Power Query stocke un cache local des listes de dossiers et de fichiers. Effacer ce cache force une récupération complète et fraîche de SharePoint, supprimant toute référence périmée aux anciennes structures de dossier ou fichiers manquants. Suivez les étapes mentionnées ci-dessous pour le faire.
Power BI
- Lancez l'application Power BI.
- Naviguez vers Fichier > Options et paramètres > Options.
- Cliquez sur l'onglet Chargement des données dans la section Globale.
- Cliquez sur Effacer le cache.
Excel
- Ouvrez Excel.
- Allez dans Options > Enregistrer.
- Naviguez vers les paramètres de cache.
- Cliquez sur Supprimer les fichiers mis en cache, puis cliquez à nouveau sur Supprimer les fichiers mis en cache.
Nous espérons que cela fonctionnera pour vous.
Se connecter en utilisant l'URL racine du site plutôt que l'URL de la bibliothèque
Si vous donnez à Power Query l'adresse web complète d'un dossier à l'intérieur de SharePoint (comme celle que vous voyez dans votre navigateur), il se peut qu'il se souvienne d'une ancienne liste de fichiers. Cependant, si vous ne lui donnez que l'adresse principale du site (la page d'accueil de votre site SharePoint), Power Query est contraint de demander à SharePoint ce qu'il y a à l'intérieur en ce moment et obtient la liste fraîche et complète à chaque fois.
Power BI
- Ouvrez Power BI Desktop.
- Cliquez sur l'onglet Accueil > Obtenir des données > Plus… (si nécessaire, recherchez "dossier SharePoint").
- Dans la fenêtre Obtenir des données, recherchez "dossier SharePoint" dans la barre de recherche.
- Sélectionnez le dossier SharePoint dans la liste.
- Cliquez sur Connecter.
- Dans la boîte de dialogue du dossier SharePoint, collez votre URL racine du site :
https://votreentreprise.sharepoint.com/sites/VotreNomDeSite (rien après cela). - Cliquez sur OK.
- Dans le Navigateur, cochez la case à côté de votre bibliothèque de documents (par exemple, "Documents partagés").
- Ensuite, cliquez sur Transformer les données.
- Dans l'Éditeur Power Query, cliquez sur l'onglet Accueil > Actualiser l'aperçu. Confirmez que de nouveaux éléments apparaissent.
- Cliquez sur Fermer & Appliquer.
Excel
- Ouvrez Excel.
- Cliquez sur l'onglet Données.
- Cliquez sur Obtenir des données > À partir de fichier > À partir du dossier SharePoint. Si vous ne le voyez pas, cliquez sur Obtenir des données > À partir des services en ligne > À partir du dossier SharePoint.
- Dans la fenêtre Dossier SharePoint, supprimez tout dans la boîte URL du site et tapez exactement :
https://votreentreprise.sharepoint.com/sites/VotreNomDeSite
(remplacez par votre véritable adresse de site ; rien après /sites/VotreNomDeSite) - Cliquez sur OK.
- Dans la fenêtre Navigateur qui s'ouvre, à gauche, cliquez une fois sur votre bibliothèque de documents (par exemple, "Documents partagés" ou "Documents").
- Ne cliquez pas encore sur Charger. Cliquez sur le bouton Transformer les données.
- Dans l'Éditeur Power Query, cliquez sur l'onglet Accueil > Actualiser l'aperçu.
- Vérifiez que vos nouveaux fichiers/dossiers apparaissent.
- Ensuite, cliquez sur Fermer & Charger.
Enfin, vérifiez si le problème persiste.
Le point de terminaison de l'API REST renvoie la structure actuelle des dossiers chaque fois que la requête s'exécute, contournant entièrement la mise en cache interne des dossiers de Power Query.
Si vous utilisez Excel, cliquez sur l'onglet Données > Obtenir des données > À partir d'autres sources > Nouvelle requête.
Dans l'Éditeur de Power Query, cliquez sur l'onglet Accueil > Éditeur avancé.
Supprimez tout dans l'éditeur et collez ce code (remplacez les trois valeurs par des valeurs spécifiques).
let siteUrl = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite", relativePath = "/sites/yoursite/Shared Documents", apiUrl = siteUrl & "/_api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('" & relativePath & "')/Files", response = Json.Document(Web.Contents(apiUrl, [Headers=[Accept="application/json;odata=verbose"]])), files = response[value][results] in filesRemarque : Changez yourtenant, yoursite et le chemin du dossier pour correspondre à votre SharePoint.
Si vous êtes utilisateur de Power BI, allez à Accueil > Obtenir des données > Nouvelle requête (ou Nouvelle requête en bas de la liste). Ensuite, dans l'Éditeur de Power Query, naviguez vers Accueil > Éditeur avancé ; effacez tout et collez le code mentionné. Cliquez sur Terminer.
Enfin, allez à Accueil > Actualiser l'aperçu > Fermer & Appliquer.
C'est tout !
Cela se produit généralement en raison de permissions insuffisantes ou de règles de validation de colonnes bloquant l'action. Si votre bibliothèque a des permissions uniques, assurez-vous que votre compte possède au moins un accès de niveau Contributeur. Vérifiez également s'il existe une formule de validation de colonnes, car cela peut empêcher la création de nouveaux dossiers. Une solution rapide consiste à utiliser l'onglet Fichiers et à sélectionner Nouveau dossier au lieu du bouton +Nouveau, ce qui contourne parfois la restriction.
Les échecs de synchronisation se produisent généralement lorsque vous avez à la fois une bibliothèque synchronisée et un raccourci OneDrive vers le même emplacement, créant ainsi un conflit. La solution consiste à supprimer le raccourci de OneDrive en ligne, puis à dissocier et relier à nouveau votre compte OneDrive. De plus, vérifiez que votre client OneDrive est à jour et mettez en pause/reprenez la synchronisation à partir de l'icône de la barre d'état système pour forcer un rafraîchissement.
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