Comment créer une feuille de présence dans Excel

Découvrez comment créer une feuille de présence automatisée dans Microsoft Excel pour gérer efficacement l'assiduité de vos employés ou étudiants et calculer aisément leurs taux de présence.

Dans cet article, je vais vous montrer comment créer une feuille de présence dans Microsoft Excel. Ce tutoriel vous aidera à gérer les enregistrements de présence de manière numérique. En utilisant cette feuille Excel automatisée, vous pouvez facilement calculer le pourcentage de jours présents de vos employés, ce qui vous sera utile lors de l'évaluation de vos employés.

Comment créer une feuille de présence dans Excel

Ce guide vous aidera à créer une feuille de présence dans Excel. Elle est bénéfique tant pour les écoles que pour les organisations.

J'ai créé une feuille d'exemple contenant les noms de quelques employés. Si vous créez une feuille de présence pour votre école, vous pouvez remplacer le champ Noms des employés par le champ Noms des étudiants. Vous pouvez également utiliser les options Renvoyer à la ligne et Fusionner et centrer pour organiser le texte correctement dans les cellules.

La première étape consiste à ajouter les dates d'un mois particulier dans la feuille Excel. Sélectionnez une cellule et tapez la date dans le format JJ-MM-AAAA. Par exemple, pour créer la feuille de présence du mois d'octobre 2024, la date sera le 01/10/2024. La cellule sous la date doit représenter le jour correspondant. Pour cela, tapez la formule suivante dans la cellule juste en dessous de celle contenant la date :

=TEXT(B1, "dddd")

Dans la formule ci-dessus, B1 est l'adresse de la cellule contenant la date. Votre feuille Excel peut avoir une adresse différente.

L'étape suivante consiste à formater la date uniquement au format JJ. Cela rendra votre feuille de présence plus compacte. Faites un clic droit sur la cellule contenant la date et sélectionnez Format de cellule. Sélectionnez Personnalisé et choisissez le format jj-mm-aa à droite. Supprimez mm-aa de ce format et cliquez sur OK. Si vous souhaitez représenter les noms des jours au format court, modifiez la formule ci-dessus comme suit :

=TEXT(B1, "ddd")

Sélectionnez les cellules contenant la date et le jour, puis faites les glisser vers la droite à l'aide du Poignée de recopie. Après avoir rempli toutes les dates d'un mois, entrez les textes suivants dans les cellules suivantes :

• Présent
• Absent
• Jours fériés
• Jours travaillés
• Présence en pourcentage

Représentez les dimanches par la lettre H, les jours présents de vos employés par la lettre P, et les jours absents par la lettre A.

L'étape suivante consiste à appliquer le formatage conditionnel pour les jours présents, les jours absents et les jours fériés. J'ai sélectionné le vert pour indiquer les jours présents, le jaune pour les jours absents et le rouge pour les jours fériés. Vous pouvez choisir la couleur en conséquence.

Sélectionnez toutes les cellules contenant les lettres P, A et H. Allez à Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Égal à. Tapez P dans le champ requis et sélectionnez l'option désirée dans le menu déroulant. Répétez ce processus pour appliquer le formatage conditionnel aux cellules indiquant les jours fériés et les jours absents. Vous pouvez également sélectionner une couleur personnalisée pour les cellules en choisissant l'option Format personnalisé.

Pour calculer le nombre de jours présents d'un employé, sélectionnez la cellule requise et entrez la formule suivante :

=COUNTIF(plage de cellules, "P")

Dans la formule ci-dessus, tapez la plage de cellules correcte représentant tous les jours d'un mois pour chaque employé. Par exemple, si les jours totaux d'un employé dans un mois vont de B3 à AF3, la plage de cellules sera B3:AF3. Ainsi, la formule deviendra :

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Remplissez les données dans toutes les cellules vides à l'aide du Poignée de recopie. De même, comptez les jours absents d'un employé en utilisant la formule suivante :

=COUNTIF(plage de cellules, "A")

Entrez la plage de cellules correcte dans la formule ci-dessus ; sinon, vous obtiendrez une erreur ou un résultat incorrect.

Dans cette feuille Excel, les jours fériés représentent le total des dimanches d'un mois particulier. Par conséquent, sélectionnez la plage de cellules contenant les noms des jours pour compter les jours fériés. Utilisez la formule suivante :

=COUNTIF(plage de cellules, "Dim")

Tapez la plage de cellules correcte. Dans la formule ci-dessus, vous devez également fixer la plage de cellules ; sinon, Excel changera les valeurs de la plage de cellules lorsque vous remplirez d'autres cellules vides à l'aide du Poignée de recopie. Dans ce cas, utilisez la fonction $.

Supposons que la plage de cellules contenant les noms des jours soit de B2 à AF2, la formule sera :

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Dim")

Les jours travaillés représentent le total des jours présents et absents. Donc, le.

La formule pour calculer les jours ouvrés est :

=SUM(cell range)

Supposons que les jours présents et absents d'un employé particulier soient affichés dans les cellules AG3 et AH3 respectivement, la formule deviendra :

=SUM(AG3:AH3)

Pour calculer le pourcentage de présence d'un employé, utilisez la formule suivante :

=Present days/Working days

Remplacez les jours présents et les jours travaillés dans la formule ci-dessus par l'adresse de cellule correcte. Vous obtiendrez le résultat en décimales. Convertissez-le en valeur pourcentage en utilisant le style % sous l'onglet Accueil. Alternativement, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl + Shift + %. Utilisez le Poignée de remplissage pour remplir les cellules vides.

La feuille de présence dans Excel pour un mois particulier a été créée. Pour créer la feuille de présence pour le mois suivant, copiez toutes les données sur une nouvelle page dans Excel et changez les dates. Les noms des jours respectifs changeront automatiquement. Maintenant, vous devez entrer P, A et H manuellement.

C'est tout. J'espère que cela aide.

Comment créer une boîte de checklist dans Excel ?

La fonctionnalité Checklist est disponible dans Microsoft Office 365 et Excel pour le Web. Pour créer une boîte de checklist dans Excel, allez dans l'onglet Insertion et cliquez sur l'option Checkbox. La case à cocher sera ensuite ajoutée à la cellule ou à la plage de cellules sélectionnée.

Dans les versions d'Office autres qu'Office 365, deux types différents de cases à cocher sont disponibles : les cases à cocher ActiveX Control et les cases à cocher Form Control. Ces cases à cocher sont différentes de celles disponibles dans Microsoft Office 365.

Comment imprimer une feuille Excel ?

Pour imprimer une feuille Excel, ouvrez cette feuille dans Excel, puis allez sur Fichier > Imprimer. Alternativement, vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + P. Sélectionnez votre imprimante, ajustez les paramètres d'impression, et cliquez sur Imprimer.

Questions et réponses que vous devriez connaître

Comment créer une fiche de présence sur Excel ?

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Comment créer un tableau de suivi sur Excel ?

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