Comment définir une réponse automatique dans Zoho Mail
Découvrez comment configurer une réponse automatique dans Zoho Mail pour informer vos contacts de votre indisponibilité, en suivant des étapes simples et efficaces.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment configurer une réponse automatique dans Zoho Mail sur un PC. Si vous partez en vacances, voyagez avec un accès Internet limité ou inexistant, ou si vous êtes incapable de répondre immédiatement aux e-mails, vous pouvez configurer une réponse automatique dans Zoho Mail.
Configurer une réponse automatique est un moyen professionnel d'informer vos collègues, clients et contacts d'affaires que vous êtes actuellement indisponible et que votre réponse sera retardée. Cela aide à combler le fossé de communication en s'assurant que les expéditeurs ne se demandent pas pourquoi ils n'ont pas reçu de réponse ou quoi faire en cas d'urgence.
Zoho peut-il envoyer des e-mails automatisés ?
Oui, Zoho Mail peut envoyer des e-mails automatisés en utilisant sa fonctionnalité d'absence du bureau. Un e-mail d'absence est un message de réponse automatique déclenché par le système envoyé aux e-mails entrants pour informer les expéditeurs que vous êtes indisponible ou absent. Il peut être configuré pour être envoyé à des intervalles de temps définis et pour envoyer différentes réponses aux adresses e-mail internes (organisation) et externes (hors de l'organisation).
Comment configurer la réponse automatique dans Zoho Mail
Pour configurer une réponse automatique d'absence du bureau dans Zoho Mail sur un PC Windows 11/10, suivez ces étapes :
Connectez-vous à votre compte Zoho Mail. Cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit. Dans la section Mail, cliquez sur Absence du Bureau.
Dans le volet de droite, vous pouvez configurer vos réponses automatiques d'absence.
Commencez par fournir la date et l'heure de début et de fin pour lesquelles vous souhaitez configurer la réponse automatique.
Par défaut, les réponses sont envoyées tous les jours. Si vous souhaitez qu'elles soient envoyées uniquement certains jours, désélectionnez les autres jours.
Ensuite, choisissez votre public. Vous pouvez envoyer une réponse automatisée uniquement aux utilisateurs de l'organisation, aux utilisateurs externes, ou aux deux. Par défaut, les deux sont activés, et vous pouvez configurer des réponses automatiques distinctes pour eux.
Dans la section Activation de la réponse automatique aux utilisateurs de l'organisation, tapez le sujet et le message que vous souhaitez envoyer comme réponse automatique. Vous pouvez également rendre la réponse plus professionnelle en ajoutant une signature à l'aide de l'éditeur de signature disponible dans la barre d'outils. Cela vous permet d'inclure votre nom, votre fonction et vos coordonnées dans la réponse.
Si vous ne souhaitez pas configurer le message pour les utilisateurs internes, décochez la case Activer les réponses automatiques aux utilisateurs de l'organisation.
Pour configurer une réponse automatique pour les utilisateurs externes, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Activation de la réponse automatique aux utilisateurs externes. Assurez-vous que la case Activer les réponses automatiques aux utilisateurs externes est sélectionnée. Ensuite, précisez si vous souhaitez envoyer la réponse automatique à tous les utilisateurs externes, aux utilisateurs externes de vos contacts, ou aux utilisateurs externes qui ne sont pas dans vos contacts.
Si vous souhaitez utiliser la même réponse automatique pour les utilisateurs de l'organisation et externes, sélectionnez la case Appliquer le même message de réponse automatique utilisé par les utilisateurs de l'organisation aux utilisateurs externes. Sinon, rédigez une nouvelle réponse en entrant le sujet et le contenu du message dans les champs disponibles.
Si vous avez plusieurs comptes e-mail dans Zoho Mail, vous pouvez choisir le compte pour lequel vous souhaitez définir la réponse automatique. Dans la section Choisir le compte, sélectionnez le compte e-mail spécifique ou choisissez Tous les comptes pour appliquer la réponse automatique à chaque compte.
Remarque :
- Vous ne pouvez configurer qu'une seule réponse d'absence du bureau par compte e-mail.
- Si une réponse d'absence est déjà existante pour le compte sélectionné, les nouveaux paramètres la remplaceront.
- Si des e-mails sont reçus par une adresse d'alias, Zoho Mail enverra la réponse automatique en utilisant cet alias par défaut.
Ensuite, choisissez l'intervalle de réponse automatique pour contrôler à quelle fréquence le même expéditeur reçoit votre réponse automatique.
Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Envoyer une réponse pendant toute la durée : L'expéditeur reçoit uniquement une réponse automatique, même s'il envoie plusieurs e-mails pendant votre absence.
- Répondre tous les [n] jours : L'expéditeur peut recevoir une autre réponse automatique après le nombre de jours spécifié s'il vous écrite à nouveau.
- Répondre même le même jour :
- L'expéditeur reçoit une réponse automatique pour chaque e-mail, même si plusieurs e-mails sont envoyés le même jour.
Les deux paramètres suivants vous permettent de mieux contrôler vos réponses automatiques sur Zoho Mail :
Répondre aux e-mails uniquement si l'adresse e-mail est dans le champ 'À' : Par défaut, les messages d'absence sont envoyés en réponse à tous les e-mails entrants, qu'ils soient adressés directement à vous ou incluent votre e-mail dans les champs À/Cc. Si vous souhaitez envoyer des réponses automatiques uniquement aux e-mails envoyés directement à vous, sélectionnez cette option.
Marquer comme hors du bureau sur le calendrier : Cette option vous permet de décliner toutes les réunions de calendrier prévues pendant votre absence en fonction de l'option que vous choisissez :
- Ne pas décliner les événements : Les réunions resteront sur votre calendrier ; rien n'est automatiquement décliné.
- Décliner uniquement les nouveaux événements : Seules les nouvelles invitations de réunion reçues seront déclinées. Les réunions existantes resteront sur votre calendrier.
- Décliner les nouveaux et les événements existants : Tant les futures invitations de réunion que les réunions déjà programmées pendant cette période seront automatiquement déclinées.
Enfin, vous pouvez choisir de enregistrer les e-mails répondus automatiquement dans le dossier Envoyés à l'aide du bouton toggle disponible.
Cliquez sur Enregistrer, et Zoho Mail enverra automatiquement le message configuré à toute personne qui vous envoie un e-mail pendant la période sélectionnée.
C'est tout ! J'espère que vous trouverez cela utile.
Comment répondre à un e-mail dans Zoho ?
Pour répondre à un e-mail dans Zoho Mail, ouvrez l'e-mail et cliquez sur l'option Répondre ou Répondre à tous en bas. Tapez ensuite votre réponse, puis cliquez sur Envoyer. Si vous souhaitez que Zoho Mail envoie une réponse prédéfinie aux expéditeurs pendant que vous êtes absent, vous pouvez configurer la fonction d'absence dans les paramètres.
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