Comment fonctionne Microsoft Access et à quoi il sert

Guide préliminaire de Microsoft Access pour comprendre comment fonctionne la gestion de base de données, pour qui et à quoi elle sert

Microsoft Access est l'un des programmes de la suite Microsoft Office, principalement utilisé en milieu professionnel puisqu'il est réservé aux gestion de base de données.

À la maison, pour étudier ou pour des travaux simples, Excel est souvent utilisé pour des listes et des bases de données rudimentaires, mais dans la plupart des cas, nous pouvons immédiatement passer à Access, en évitant le désordre généré par Excel (surtout si nous devons "calculer" quelque chose dans les cellules ).

Impossible d'expliquer comment utiliser Access dans un article ; des manuels plus ou moins complexes ont été écrits sur ce programme aux possibilités infinies. Ce bref post préliminaire a pour seul but de rappeler qu'avec Access vous pouvez aussi gérer les tables d'un restaurant, les chambres d'un hôtel ou encore les dépenses de votre entreprise, les factures émises ou reçues, les livres d'une bibliothèque, les liste de CD et tout autre type de données.
Apprendre Access à la maison peut être un travail fastidieux au début, mais je peux vous assurer que comprendre Access peut ouvrir de grandes opportunités de carrière (peu de gens sont doués pour Access) et peut faciliter toutes les tâches que vous effectuez sur votre ordinateur.

1) Qu'est-ce que Microsoft Access

Microsoft Access est un SGBDRc'est-à-dire un Système de gestion de base de données relationnelleun gestionnaire de bases de données relationnelles dans lequel les données sont liées par des relations de dépendance.

Pas idéal pour les grandes bases de données qui nécessitent différents programmes mais c'est le logiciel de base de données le plus simple. La principale différence avec Excel est que les données brutes doivent être saisies dans des tables Access et non dans des calculs mathématiques comme dans Excel.

Dans Access, vous devez enregistrer les modifications structurelles, mais les données sont enregistrées automatiquement lors de leur saisie.

2) Base de données pour l'inventaire des biens mobiliers

Le modèle par défaut le plus utilisé pour Microsoft Access est Liste des actifsexcellent à utiliser dans un magasin, dans un centre de logistique et de distribution ou au cas où nous sommes sur le point de vendre tous les objets présents dans une maison.

Avec ce modèle (accessible en ouvrant Access), nous pouvons cataloguer tous les produits à vendre, les diviser en catégories, indiquer le statut du bien à vendre, l'emplacement de l'objet, le propriétaire et la date d'achat, afin de garder tout trié. En appuyant sur le côté du volet de navigation, nous pouvons déplacer les éléments entre les différentes catégories, tandis que pour ajouter un nouvel actif, appuyez simplement sur le haut Nouveau bien.

En haut de la liste, nous pouvons collecter les données par e-mail, envoyer la liste par e-mail, générer un rapport et utiliser le champ Filtrer pour choisir comment filtrer les données saisies.

3) Base de données pour la liste de contacts

Un autre modèle valide que nous pouvons utiliser sur Access est Liste de contactsqui vous permet de créer une liste de contacts complète pour les médecins, les architectes, les avocats, les ingénieurs et toute personne disposant d'une liste de numéros à enregistrer au format numérique.

Dans la base de données, nous pouvons ajouter les entrées individuelles en appuyant sur Nouveau contact et en remplissant les champs avec le prénom, le nom, la société, la fonction, la catégorie, l'adresse e-mail, le téléphone professionnel, le téléphone personnel, le téléphone mobile et le code postal.

D'autres touches utiles vous permettent d'ajouter des contacts à Outlook, de créer des étiquettes d'adresse et d'afficher/masquer des champs. Dans le volet de navigation de gauche, vous pouvez obtenir des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports, ainsi qu'utiliser des macros.

3) Base de données pour la liste des étudiants

Un professeur au collège, au lycée ou à l'université appréciera sûrement d'utiliser le modèle Liste des étudiantstrès similaire au modèle de carnet d'adresses mais conçu pour gérer tous les élèves des classes ou d'un cours.

Pour ajouter un nouvel élève à la base de données, appuyez sur le bouton Nouvel étudiant et remplissez tous les champs présents : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, société et fonction.

Les professeurs connaissant les bases de données peuvent également ajouter de nouvelles colonnes et ajouter des notes pour chaque trimestre, semestre ou trimestre (selon le type d'étudiant) ou ajouter d'autres informations utiles pour la gestion des étudiants.

4) Base de données pour la gestion des événements

Un autre modèle par défaut valide que nous pouvons utiliser pour Access est Liste des événementsconçu pour ceux qui gèrent de nombreux événements au cours de la journée (RP, social media manager) ou pour ceux qui organisent des événements de grande envergure (wedding planners ou assimilés).

Le modèle en question est tout à fait similaire à celui observé pour les biens mobiliers : avec le bouton Nouvel événement, nous pouvons insérer de nouveaux événements dans la base de données, en remplissant chaque champ requis pour la gestion de l'événement (titre, heure de début, heure de fin, description, lieu et toutes les pièces jointes).

Comme clés supplémentaires, nous trouvons Collecter des données par e-mail, Liste de diffusion, Rapports et l'inévitable champ pour filtrer les résultats.

5) Base de données pour la liste des tâches

Parmi les modèles les plus intéressants, nous trouvons Liste de tâchesindispensable pour les groupes de brainstorming, pour ceux qui veulent garder une trace des activités lancées par un groupe de travail et savoir si les délais fixés sont respectés.

Sur ce modèle de base de données on trouve la clé Nouvelle activité et, pour chaque nouvelle entrée, nous pouvons remplir les champs titre, priorité, statut, pourcentage achevé, affectation, date de début, date de fin, date d'échéance et description.

Dans ce cas également, il est possible d'utiliser les touches Collecter des données par e-mail, Liste de diffusion, Rapports et le champ de recherche pour mieux gérer la base de données.

6) Base de données du pipeline des ventes

Le dernier modèle que nous voulons vous montrer est lié à pipeline des ventesc'est-à-dire une base de données permettant de suivre la vente d'un produit ou d'un service par un groupe de vendeurs professionnels.

La clé de référence pour créer de nouvelles entrées s'appelle Nouvelles opportunités et vous permet de gérer les opportunités de vente en remplissant les champs client, employé, titre, catégorie, niveau d'interaction, date de clôture du devis, probabilité, revenus prévus et prévisions de déclin.

conclusion

Ce qu'il est important de comprendre à propos d'un Accéder aux bases de données est la façon dont le programme pense : les tableaux sont la base des donnéesde nombreuses tables doivent être créées pour chaque type d'enregistrement qui peuvent ensuite être agrégées, filtrées avec des requêtes et insérées à partir de masques.

Pour apprendre à utiliser Access en tant que professionnels, nous pouvons également lire des sites spécialisés tels que HTML.itoù nous pouvons trouver des guides pour commencer à utiliser Access et créer de nouvelles bases de données.

Le guide en ligne en italien pour Access il reste toujours celui proposé par Site Microsoftqui offre une vue d'ensemble très détaillée et une aide précieuse pour quiconque commence à utiliser Access pour ses bases de données.

Maintenant que tu as fini de lire Comment fonctionne Microsoft Access et à quoi il sert, nous t'invitons à explorer davantage la catégorie Tutoriels. Tu y trouveras d'autres articles intéressants qui élargiront tes connaissances et te tiendront informé. Ne cesse pas de lire et de découvrir plus!