Programmes de travail à distance et de collaboration de groupe en ligne

Les programmes gratuits les plus utilisés et les meilleurs pour le travail intelligent et le travail en ligne en collaboration avec d'autres personnes

Utiliser applications et programmes Web fonctionnant via Internet pour le travail à distance c'est, à mon avis, une approche très productive et économique à laquelle les entreprises publiques et privées devront arriver tôt ou tard. Pour le moment, l'utilisation d'outils de collaboration en ligne entre groupes de personnes se limite à des groupes de professionnels indépendants, qui vivent dans des pays et des villes différents, pour travailler sur des projets communs mais surtout sur des projets liés aux sites Web. Bien que j'essaie toujours de parrainer des programmes de ce type, je suis bien conscient des difficultés qui entravent leur diffusion et leur utilisation. Les plus gros problèmes sont sans aucun doute liés à la sécurité des données et au manque de propension à utiliser Internet comme outil de travail (même aujourd'hui, on parle plus d'Internet pour le divertissement que pour des raisons de productivité).

Dans ce guide, nous allons donc vous montrer, plus en détail, quels outils utiliser pour travailler à distance, gérer des projets et encourager la collaboration en équipe. De nombreux outils sont gratuits ou ont une version gratuite avec des limites très spécifiques, st

Meilleures applications pour le travail collaboratif à distance

Les temps pour pouvoir travailler à distance tous ensemble sur un seul document ou sur un seul projet sont mûrs, il suffit d'utiliser bien les programmes des chapitres suivants pour pouvoir travailler avec la même efficacité et la même vitesse que l'on peut obtenir du travail de bureau traditionnel.

Applications pour le travail collaboratif

Parmi les meilleures applications que nous pouvons utiliser pour le travail partagé est Wekan, une plateforme open source sans limite de temps et sans aucune restriction d'utilisation et accessible depuis site officiel.

Avec ce véritable tableau blanc interactif collaboratif en ligne, nous aurons entre nos mains un outil imbattable pour garder le travail, les to-do lists et les projets suivis dans le bon ordre. Depuis le tableau de bord, nous avons une vue d'ensemble complète de tous les projets actifs, augmentant considérablement la productivité de l'entreprise, afin que nous puissions concentrer notre attention sur chaque projet ou même juste sur quelques éléments prioritaires. Wekan prend en charge la plupart des fonctionnalités conçues pour la collaboration en ligne: interface utilisateur qui fonctionne via le Web, commentaires des utilisateurs sur chaque projet individuel, affectations de collègues à chaque projet, étiquettes personnalisables, vues filtrées et bien plus encore.

Une autre application similaire à Wekan pour mieux organiser le travail à distance est Padlet, accessible depuis site officiel.

Padlet propose un tableau blanc interactif en ligne personnalisable en fonction des projets et du type de travail à effectuer, permet d'attribuer des autorisations d'accès et de modification à tous les collègues de travail, propose un chat efficace et rapide pour échanger des idées sur chaque projet et le tableau de bord vous permet de tout garder sous contrôle, de pouvoir clôturer les projets achevés et de mettre les projets prioritaires au premier plan, afin d'augmenter significativement la productivité au sein de l'entreprise.
On a bien parlé de Padlet également dans le milieu scolaire, comme on le voit aussi dans le guide Avec Padlet pour créer des babillards partagés et des projets scolaires collaboratifs.

Un autre service très utile pour le travail de groupe et pour l'organisation de projets à distance est Mou, Disponible depuis site officiel.

Slack est un outil de collaboration et de communication en ligne qui facilite le travail à distance entre des personnes et des groupes de personnes. L'application web, qui fonctionne sans rien télécharger, seulement depuis le navigateur, a une interface graphique très propre et professionnelle avec plusieurs fonctionnalités de partage en temps réel. C'est un ensemble de des outils adaptés à la gestion des documents, des activités de travail, des projets communs, des calendriers et des délais et des notifications. Slack peut être un excellent outil pour les petites entreprises ou les groupes de professionnels qui ont besoin d'une plate-forme de travail commune. La fonction principale de Slack est le chat qui permet à tous les membres du groupe de partager des idées et de communiquer entre eux. Vous pouvez ensuite partager vos travaux, fichiers, documents et calendriers en intégrant diverses applications telles que Google Docs, Asana, Trello et d'autres applications. D'une manière générale, c'est un outil de collaboration en ligne complet pour PC et smartphones qui prend en charge le travail à distance mais aussi le gestion de projet des groupes de travail pour les projets, même si tout le monde était autour du même bureau.

Parallèlement aux tableaux blancs interactifs pour la gestion de projet, il est également nécessaire d'ajouter un système efficace pour les réunions et les vidéoconférences; actuellement le meilleur service est sans aucun doute Zoom, Disponible depuis site officiel.

Zoom est rapidement devenu le service le plus stable et le plus rapide pour organiser des réunions d'affaires à domicile, sans avoir à occuper un bureau ou une salle de conférence en direct. Zoom est très facile à utiliser et à intégrer au poste de travail: il suffit d'ouvrir le navigateur Web préféré, de le placer côte à côte avec l'un des tableaux blancs interactifs vus jusqu'à présent, d'ouvrir un nouvel onglet avec Zoom et de démarrer immédiatement la conférence, partager le lien de la salle virtuelle créée avec tous les collègues.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de Zoom, nous pouvons lire notre guide Comment utiliser Zoom, le programme le plus utilisé pour la visioconférence d'entreprise.

Si nous recherchons une plateforme collaborative prête à l'emploi et avec les outils indispensables déjà intégrés nous pouvons nous concentrer sur Équipes Microsoft, Disponible depuis site officiel.

En utilisant cette plate-forme, nous aurons un tableau blanc interactif, un système de chat intégré, un système de visioconférence rapide et stable (basé sur Skype), un système de gestion collaborative pour tous les documents (basé sur Microsoft Office en ligne) et un calendrier partagé, afin que vous puissiez fixer facilement des objectifs, des dates de conférence et des délais à respecter.
Nous avons également parlé de cette merveilleuse plateforme de collaboration de groupe en ligne dans le guide Comment utiliser Microsoft Teams pour organiser le travail à distance.

Une autre plateforme valable pour organiser le travail à distance et utiliser tous les outils collaboratifs est Google Workspace (anciennement également connu sous le nom de GSuite), disponible depuis site officiel.

Sur cette plate-forme, nous aurons tous les outils Google intégrés, afin que nous puissions travailler à plusieurs mains sur le même document stocké dans Google Drive, gérer les rendez-vous et les réunions sur Google Agenda, démarrer des réunions de vidéoconférence avec Google Meet, gérer les e-mails de l'entreprise avec Gmail, conservez des notes et des notes avec Google Keep et profitez de la recherche intelligente de Cloud Search.
Nous avons également parlé de cette plateforme dans notre article Comment utiliser Google Workspace pour gérer des activités, des entreprises et des projets.

Autres applications similaires

Les sites et plateformes que nous vous avons montrés dans le chapitre précédent sont les meilleurs programmes de travail à distance et de collaboration de groupe en ligne: il est difficile d'en demander plus, étant donné qu'on y trouve une concentration de technologies et d'innovations. Si nous voulons créer notre plateforme collaborative ou essayer des alternatives, il vous suffit de choisir parmi les services de la liste suivante:

• Trello est la meilleure application pour gérer et organiser des projets d'équipe, des activités personnelles et professionnelles, avec un tableau blanc interactif à partager avec les collègues de travail.
• Notion, une alternative beaucoup plus simple à Trello, gratuite pour un usage personnel et facile à utiliser pour organiser votre travail ou même le travail d'un groupe.
• Si nous devons utiliser le bureau à distance, le meilleur choix est Visionneuse d'équipe afin de pouvoir apporter assistance, collaboration et rencontres.
• Asana vous permet de gérer les activités d'un groupe de travail de manière très simplifiée. Il a également des applications pour iPhone, iPad et Android.
• Programmes pour organiser des webinaires et des réunions de groupe même avec de nombreuses personnes simultanément, nous les avons répertoriées dans un autre article, y compris également Zoom et Jitsi Meet, deux des meilleurs de tous les temps.
• Taskade est un nouveau venu sur la scène de la collaboration d'équipe qui fournit un espace de travail unifié où une équipe peut suivre les activités et travailler en toute simplicité. Après avoir ajouté la liste des tâches, vous pouvez choisir de les afficher sous diverses formes telles qu'une liste, un tableau blanc ou une carte mentale. Taskade peut être utilisé gratuitement avec quelques restrictions pour les petites équipes.
• Mirò est un service de collaboration puissant pour le brainstorming, la conception de flux de travail, la conception de cartes, etc. Le programme propose plusieurs façons de travailler en groupe sur un tableau blanc virtuel et des sessions de brainstorming à distance qui peuvent conduire à d'excellents résultats. Comme la plupart des applications de collaboration, il se connecte à des outils tels que Dropbox et Slack

Pour en savoir plus, nous pouvons également lire le guide Programmes de travail intelligents pour travailler à domicile.

Conclusions

En utilisant correctement les outils recommandés dans ce guide, nous serons en mesure de gérer tout type de travail à domicile, organiser chaque projet ou chaque idée, organiser des réunions et échanger des fichiers d'entreprise sans quitter la maison, en utilisant la connexion Internet pour gérer un véritable bureau numérique. Tous les services que nous vous avons montrés fonctionnent à partir du navigateur Web, il n'est même pas nécessaire d'installer une application (ce qui est encore possible pour certains services).

Parmi les outils que j'ai trouvés intéressants jusqu'à présent, il y a le outil de gestion de projet en ligne, la création de cartes mentales et de flux de processus, le vidéoconférence gratuit pour la visioconférence.
Dans un autre article, il y a la liste des meilleures applications web pour la gestion en ligne de projets et d'activités.

Maintenant que tu as fini de lire Programmes de travail à distance et de collaboration de groupe en ligne, nous t'invitons à explorer davantage la catégorie Android. Tu y trouveras d'autres articles intéressants qui élargiront tes connaissances et te tiendront informé. Ne cesse pas de lire et de découvrir plus!