Astuces pour gagner du temps sur Microsoft Excel pour un travail rapide

Excel est un outil incontournable pour optimiser votre travail. Découvrez des astuces pratiques pour maîtriser ses fonctionnalités et améliorer votre efficacité.

Excel est l'application de référence utilisée par de nombreuses industries pour élaborer des plans d'affaires, créer des rapports financiers, produire des rapports de budget, etc. En d'autres termes, les tableaux Excel sont utilisés pour systématiser votre vie professionnelle. Bien qu'Excel soit un outil puissant, le maîtriser peut être long et nécessiter un peu de patience pour travailler avec des tableaux Excel.

Conseils Excel pour gagner du temps et travailler plus vite

Gérer et calculer des données dans Excel avec des formules avancées nécessite des compétences approfondies en analyse financière et est bien plus critique que nous ne l'imaginons. Certains emplois comportent des étapes monotones qui vous obligeront à répéter des tâches inutiles encore et encore, ce qui fera perdre votre temps.

Microsoft Excel effectue facilement des tâches fastidieuses. Que ce soit pour des tâches répétées ou pour gérer des données de manière ordonnée, Excel s'en acquitte bien. Cependant, la plupart des gens ne connaissent pas de nombreuses fonctionnalités d'Excel. Connaître ces astuces et fonctionnalités cachées nous aide à accomplir notre travail plus rapidement et à gagner beaucoup de temps. Aujourd'hui, je vais partager quelques conseils Excel pour gagner du temps et terminer votre travail plus rapidement sur votre ordinateur Windows.

Astuces Microsoft Excel pour gagner du temps

Il est important d'améliorer vos compétences Excel pour vous assurer que vos méthodes d'utilisation des tableaux tournent à plein rendement. Excel dispose de nombreuses fonctionnalités intégrées qui vous permettent d'accomplir votre travail plus rapidement. Vous pouvez maîtriser certains des conseils et astuces pour les étapes les plus fréquemment utilisées dans Excel afin d'améliorer votre efficacité tout en travaillant avec Excel et d'économiser votre temps précieux. Dans cet article, nous décrivons certains des conseils que vous pouvez intégrer dans le flux de travail quotidien, ce qui peut vous libérer des tâches répétitives et vous aider à gagner du temps lors de l'utilisation d'Excel.

Nous pouvons rencontrer de petits problèmes comme créer plusieurs lignes dans une seule cellule ou imprimer plusieurs feuilles de calcul sur une seule page. Nous utilisons différentes techniques pour le faire, qui peuvent ne pas être aussi efficaces que nous le souhaiterions. Cet article vous montrera comment effectuer ces tâches facilement pour économiser votre temps afin que vous puissiez terminer votre travail plus rapidement.

Utilisez la fonction AutoFill

AutoFill est une fonction très utile qui remplira automatiquement une série de cellules en fonction du modèle des cellules précédentes. Supposons que vous souhaitiez entrer une colonne avec les noms des mois, saisissez simplement Jan. Sélectionnez la cellule et faites-la glisser vers le bas. L'AutoFill remplira magiquement les noms des mois en fonction du modèle précédent.

Utilisez Flash Fill

Flash Fill combine et extrait automatiquement des données en fonction du modèle de données entré dans la première colonne. Par exemple, si votre première colonne contient abc/123/xyz et que vous souhaitez extraire la valeur 123 dans la deuxième colonne. Il vous suffit d'entrer les données dans la première cellule. Dans la deuxième cellule, Excel connaîtra le modèle et affichera ce à quoi vous souhaitez que cela ressemble en utilisant simplement Flash Fill dans le groupe Outils de données.

De même, vous pouvez utiliser Flash Fill pour combiner les données. Par exemple, si vous avez des adresses e-mail dans la première colonne, vous pouvez utiliser Flash Fill pour créer la première colonne en entrant le modèle d'e-mail correct et le prénom dans la deuxième colonne. En d'autres termes, si vous souhaitez extraire ou combiner des données, cliquez simplement sur Flash Fill dans la section Outils de données en entrant le modèle souhaité.

Utilisez la touche F4 pour automatiser les tâches répétitives

La touche F4 est le raccourci clavier le plus populaire utilisé pour gagner du temps lors de l'exécution d'un travail répétitif. Si vous répétez les mêmes étapes encore et encore, vous pouvez automatiser les tâches répétitives en utilisant la touche F4. La touche F4 répète simplement votre dernière action ou commande. De plus, vous pouvez utiliser la touche F4 pour fermer le classeur et la fenêtre Excel. Appuyez sur Ctrl+F4 pour fermer le classeur et utilisez Alt+F4 pour fermer Excel.

Utilisez le raccourci clavier Ctrl

Il existe de nombreux raccourcis clavier qui offrent des moyens plus efficaces et rapides d'accomplir une tâche répétitive.

• Ctrl+Shift+flèche vers le bas – sélectionne toutes les données dans la colonne sous la cellule.
• Ctrl+Shift+flèche vers le haut – sélectionne toutes les données dans la colonne au-dessus de la cellule.
• Ctrl+Shift+flèche vers la droite – sélectionne toutes les données à droite dans la ligne.
• Ctrl+Shift+flèche vers la gauche – sélectionne toutes les données à gauche dans la ligne.
• Ctrl+Shift+Fin – déplace le curseur vers la cellule la plus basse à droite contenant des données dans une feuille de calcul et sélectionne toutes les cellules avec des données entre la première.

• La cellule que vous souhaitez sélectionner et la cellule en bas à droite contenant des données.

Pour en savoir plus sur les raccourcis clavier CTRL, consultez la liste sur office.com.

Ajouter une note pour expliquer les formules et fonctions en utilisant la fonction N()

Vous pouvez annoter une cellule avec des notes explicatives qui vous aideront à vous souvenir et à expliquer des fonctions et formules complexes aux autres utilisateurs de tableurs. Pour inclure des commentaires dans les formules complexes, ajoutez simplement +N("votre commentaire") à la fin de la formule. Par exemple, une cellule avec la formule =Somme(B1:B2:B3) +N("votre note sur la formule") affichera à la fois les commentaires et la formule lorsque vous cliquez sur cette cellule.

Utiliser les Collages spéciaux pour des calculs rapides

Vous pouvez effectuer des calculs rapides tels que l'addition, la soustraction, la multiplication ou la division dans le tableur en utilisant le Collage spécial au lieu d'utiliser des formules. Cette fonctionnalité est facile à utiliser et est extrêmement utile pour des calculs simples afin de gagner du temps. Par exemple, si vous avez une colonne avec une liste de nombres que vous souhaitez diviser par 100. Tapez 100 dans une cellule et copiez-le. Sélectionnez la liste des nombres que vous souhaitez diviser par 100 et cliquez sur Collage spécial. Dans cette boîte de dialogue, sélectionnez l'option Diviser. Cette méthode divisera instantanément tous les nombres sélectionnés par 100.

Lignes multiples dans une cellule

Lors de la saisie dans la feuille Excel, il est parfois nécessaire d'avoir beaucoup d'informations dans une seule cellule. Par exemple, si vous voulez écrire une adresse dans une cellule, alors elle doit être sur plusieurs lignes. Si vous appuyez sur le bouton "Entrée", le curseur passe à la cellule suivante, mais ce n'est pas ce que nous voulons. Appuyez sur Alt + Entrée pour déplacer le curseur à la ligne suivante de la même cellule. Cela sera salvateur pour avoir plusieurs lignes dans une seule cellule.

Ajouter des valeurs de cellules rapidement

Si vous souhaitez additionner des valeurs ou la valeur moyenne de plusieurs valeurs de cellules, alors il n'est pas nécessaire d'utiliser la formule. Pour effectuer ces opérations de base, sélectionnez la cellule, appuyez sur la touche Ctrl, et sélectionnez les cellules que vous souhaitez. Dans la barre d'état située en bas de la feuille Excel, vous pouvez trouver la somme, la moyenne et d'autres valeurs calculées. Si vous souhaitez voir d'autres valeurs, faites un clic droit sur la barre d'état et sélectionnez la valeur que vous souhaitez voir.

Vous pouvez ajouter des valeurs telles que le Minimum, le Maximum, le Compte numérique (cellules sélectionnées contenant des valeurs numériques) et bien d'autres.

Créer des modèles de graphiques à réutiliser

Créer le même type de graphique, encore et encore, est un travail répétitif. Par exemple, si vous souhaitez créer un graphique pour les données de ventes de tout un mois, il est préférable de créer le modèle de graphique et d'utiliser le même modèle chaque fois que vous souhaitez utiliser le graphique. Pour créer et réutiliser le modèle de graphique, suivez ces étapes.

• Sélectionnez les données requises et insérez le graphique de manière classique.
• Formatez-le comme vous le souhaitez. Ajoutez ou supprimez des quadrillages, des étiquettes de données, des lignes de tendance, et tout ce que vous voulez.
• Après avoir formaté le graphique comme vous le souhaitez, sélectionnez le graphique et cliquez sur "Enregistrer comme modèle" sous l'onglet Design.
• Maintenant, enregistrez le graphique avec l'extension ".ctrx". L'emplacement par défaut pour enregistrer le modèle de graphique est C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts et enregistrez le modèle de graphique à cet emplacement. Si nécessaire, vous pouvez même choisir votre destination.
• Maintenant, pour réutiliser le modèle de graphique, sélectionnez les dernières données et allez dans "insertion", dans la section "Graphiques", choisissez "Autres graphiques" et "Tous les types de graphiques". Cliquez sur Modèles et sélectionnez le modèle que vous souhaitez. Cela crée un graphique pour les dernières données sélectionnées.

En utilisant le modèle de graphique, cela fait gagner beaucoup de temps, et il n'est pas nécessaire de créer le graphique selon vos souhaits depuis le début.

Créer un graphique à partir de différentes valeurs de cellules

Nous pouvons créer un graphique à partir de valeurs de cellules qui ne sont pas adjacentes. Comme nous le savons déjà, nous pouvons sélectionner des valeurs présentes dans différentes cellules en maintenant la touche Ctrl, puis de la même manière sélectionner des valeurs qui ne sont pas des cellules adjacentes et ensuite insérer le graphique. Par exemple, si vous avez des en-têtes dans la première colonne et des valeurs dans la quatrième colonne, maintenez la touche Ctrl et sélectionnez la première colonne et la quatrième colonne.

Alors insérez le tableau.

Utilisez des noms dans les formules pour comprendre facilement

Avoir un nom est toujours facile à reconnaître. De la même manière, avoir un nom pour une cellule ou une plage de données particulière et l'utiliser dans des formules facilite la compréhension de la formule. Par exemple, Commission * B5 est plus facile à comprendre que C2 * B5. Pour ce faire, sélectionnez la cellule ou la plage de données et sous l'onglet "Formules", cliquez sur Définir un nom. Il vous demande d'entrer le nom et de vérifier les cellules de référence avant d'entrer le nom puis cliquez sur "Ok".

Dites que j'ai créé le nom "Commission" en sélectionnant une cellule particulière, alors quand j'utilise Commission * B5, cela fait référence à la valeur de la cellule qui a été nommée Commission.

Note : Le nom doit commencer par un caractère et peut également commencer par un underscore. Il ne doit pas commencer par un chiffre et ne doit pas contenir d'espaces.

Tous les noms créés peuvent être consultés depuis la boîte de noms. Cliquez sur la flèche déroulante dans la boîte de noms, et cela montre la liste des noms créés. Sélectionnez le nom, et cela vous amène à cette région ou zone particulière dans la feuille de calcul.

Voici quelques conseils Microsoft Excel pour gagner du temps et vous aider à accomplir vos tâches facilement et rapidement. Si vous avez quelque chose à ajouter, n'hésitez pas à partager avec nous dans les commentaires.

Questions et réponses essentielles à connaître

Comment gagner du temps avec Excel ?

Pour optimiser votre utilisation d'Excel et gagner un temps précieux, voici cinq astuces pratiques :

• Fixer des valeurs dans un tableur : Utilisez l'option 'Collage spécial' pour fixer des valeurs sans formules, ce qui accélère le traitement des données.
• Raccourci générateur de graphique : Appuyez sur Alt + F1 pour créer rapidement un graphique basé sur les données sélectionnées. Cela vous évite de naviguer dans les menus.
• Afficher les composantes d'une cellule : Utilisez la touche F2 pour éditer une cellule et voir les valeurs des cellules référencées, ce qui vous aide à mieux comprendre les formules et à éviter les erreurs.
• Insérer plusieurs colonnes ou lignes en même temps : Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez insérer plusieurs lignes ou colonnes, faites un clic droit et choisissez 'Insérer'. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes ou colonnes simultanément pour gagner du temps.
• Insérer un commentaire : Utilisez la fonctionnalité de commentaires pour annoter vos données directement dans Excel, ce qui facilite la collaboration et la compréhension des analyses sans perdre de temps à chercher des notes externes. En intégrant ces astuces dans votre routine de travail, vous améliorerez significativement votre efficacité sur Excel.

Comment être plus rapide sur Excel ?

Pour améliorer votre rapidité sur Excel, voici quelques astuces efficaces :

• -

Recherchez rapidement des commandes

: Utilisez la fonctionnalité de recherche (Ctrl + F) pour trouver la commande que vous souhaitez sans perdre de temps.
• Naviguez facilement entre les feuilles : Utilisez les raccourcis Ctrl + Page Up/Page Down pour passer rapidement d’une feuille à une autre.
• Dupliquez des formules : Cliquez et faites glisser le coin de la cellule contenant la formule pour la reproduire rapidement sur d’autres cellules.
• Maîtrisez les formules : Familiarisez-vous avec les formules courantes pour les utiliser plus rapidement. L'utilisation de la fonction d'aide d'Excel peut également vous faire gagner du temps.
• Exploitez le remplissage instantané : Cette fonctionnalité vous permet de remplir automatiquement des séries de données, ce qui évite de le faire manuellement.
• Protégez vos feuilles de calcul : Cela évite les erreurs accidentelles et vous permet de travailler plus efficacement.
• Utilisez OneDrive pour enregistrer vos fichiers : Cela vous permet d’accéder à vos documents depuis n’importe quel appareil et de collaborer plus rapidement avec d'autres utilisateurs. Ces techniques vous aideront à optimiser votre utilisation d’Excel et à travailler de manière plus efficace.

Comment rendre un Excel plus rapide ?

• Réduire la Taille du Fichier : Supprimez les formules inutilisées et les données superflues pour alléger le classeur.
  • -

  Limiter les Feuilles de Calcul

  : Consolidation des informations sur moins de feuilles peut améliorer la réactivité.
• Utiliser des Plages Nommées : Cela permet de gérer plus facilement les données et d'optimiser les calculs.
• Désactiver le Calcul Automatique : Passer à un mode de calcul manuel pour prévenir les recalculs fréquents lors de modifications.
• Éviter les Liens Externes : Réduisez l’utilisation de liens vers d'autres classeurs, qui peuvent ralentir l'ouverture et le recalcul.
• Optimiser les Graphiques : Limitez le nombre de graphiques et simplifiez leurs formats pour gagner en performance.
• Vérifier les Add-ins : Désactivez ou désinstallez les compléments non utilisés qui peuvent affecter la vitesse.
• Utiliser les Formats de Données Simples : Préférez les formats de données simples pour minimiser le temps de traitement. En appliquant ces conseils, vous pourrez significativement améliorer la vitesse et les performances de vos fichiers Excel.

Quelles sont les 3 règles importantes pour Excel ?

1. Mise en forme conditionnelle : Utilisez cet outil pour mettre en évidence les données importantes instantanément. Cela vous permet d'automatiser l'affichage de certains critères dans votre tableau de bord, facilitant ainsi l'analyse visuelle.
2. Recherche d'objectifs : Cette fonctionnalité est essentielle pour déterminer les valeurs cibles. Grâce à la recherche d'objectifs, vous pouvez facilement ajuster des variables pour atteindre un résultat souhaité, ce qui est particulièrement utile pour les prévisions et la planification.
3. Nommer les formules : Donnez des noms significatifs à vos formules pour simplifier la gestion de votre feuille de calcul. Cela améliore la lisibilité et facilite la compréhension des calculs complexes, rendant votre travail plus efficace et collaboratif.

Maintenant que tu as fini de lire Astuces pour gagner du temps sur Microsoft Excel pour un travail rapide, nous t'invitons à explorer davantage la catégorie Tutoriels. Tu y trouveras d'autres articles intéressants qui élargiront tes connaissances et te tiendront informé. Ne cesse pas de lire et de découvrir plus!