Comment créer des règles dans Outlook
Organiser votre boîte mail Outlook devient facile grâce aux règles. Apprenez à trier vos e-mails par expéditeur ou mots-clés pour une gestion simplifiée.
Gérer votre boîte mail Outlook devient un jeu d’enfant avec les règles. Finies les distractions des e-mails non triés. Organisez tout, en un clic, selon des critères précis : expéditeur, mots-clés, objet. Par exemple, déplacez instantanément les e-mails de votre banque vers un dossier dédié. Voici comment créer des règles dans Microsoft Outlook, la nouvelle application Outlook et Outlook.com.
Créer des règles dans Microsoft Outlook
Voici les étapes :
- Ouvrez Microsoft Outlook.
- Rendez-vous dans l'onglet Accueil.
- Cliquez sur Règles dans le groupe Déplacer.
- Sélectionnez Créer une règle.
Quand vous cliquez sur Créer une règle, une fenêtre s'ouvre. Imaginez, vous voulez tous les e-mails de votre banque avec le relevé mensuel dans un dossier spécial. Choisissez Objet contient et entrez l’objet, comme « Relevés de Compte Bancaire ». Ensuite, cochez Déplacer l'élément vers le dossier et cliquez sur Sélectionner le Dossier pour choisir votre destination. Souhaitez-vous entendre un son à chaque nouvelle règle? Cochez Lire un son sélectionné et personnalisez avec le Parcourir. Cliquez sur OK. Une confirmation de création de règle s’affiche. Pour les utilisateurs plus aventureux, Outlook réserve des options avancées pour des règles plus élaborées.
Règles avancées dans Microsoft Outlook
Intéressons-nous aux règles avancées. Dans l’onglet Accueil > Règles > Créer une règle, cliquez sur Options avancées. Plein de possibilités s’offrent à vous (voir image ci-dessus). Par exemple, créer une règle pour les e-mails avec pièces jointes, mais uniquement sur cet ordinateur. Sélectionnez :
- Sur cet ordinateur uniquement
- Qui a une pièce jointe
Poussons encore plus loin. Imaginez recevoir des factures, des relevés, des CV… Classer chaque e-mail avec pièces jointes dans le même dossier ne suffira pas. Créez des sous-dossiers dédiés. Ajoutez à votre règle un critère comme « avec des mots-clés spécifiques dans le corps ».
Exemples de mots pour les candidatures d'emploi avec CV :
- cv
- emploi
- vacance
- recrutement
- embaucher
- recrutement
Terminé ? Cliquez sur Suivant.
ezstandalone.cmd.push(function () { ezstandalone.showAds(875); });
Sur l'écran suivant, choisissez ce qu'Outlook doit faire avec ces e-mails. Vous pouvez, par exemple, déplacer les candidatures avec CV joints vers un dossier que vous nommez Candidatures. Si vous voulez aussi transférer ces e-mails à votre supérieur, ajoutez-le à votre action. Ici, les options se résument à :
- déplacer vers.
- le dossier ciblé
- transférer aux collaborateurs ou groupes
Sélectionnez le dossier de destination, puis ajoutez les adresses e-mail des personnes à qui vous souhaitez envoyer les candidatures. Quand c'est fait, cliquez sur Suivant. Sur l’écran suivant, vous pouvez définir des exceptions pour votre règle. Par exemple, si un e-mail contient le mot "stage", laissez passer. Sélectionnez "sauf si l'objet contient des mots spécifiques" et ajoutez "stage". Une fois cela réglé, cliquez sur Suivant. Finalement, cochez « Activer cette règle ». Si vous voulez que la règle s'applique à tous les anciens messages, cochez « Exécuter cette règle sur les messages déjà dans la Boîte de réception ». Cliquez sur Terminer pour valider.
Voilà, c'est comme ça que vous créez des règles dans Outlook. Passons à la gestion des règles.
Gérer les règles dans Microsoft Outlook
ezstandalone.cmd.push(function () { ezstandalone.showAds(127); });
Pour gérer vos règles, allez sur Règles > Gérer les règles & Alertes sous l'onglet Accueil. Une fenêtre va s'ouvrir montrant toutes vos règles créées. Pour modifier une règle, double-cliquez dessus. Vous pouvez aussi la copier ou la supprimer. Pour désactiver certaines règles, décochez leurs cases. Sauvegardez avec Appliquer.
Si votre règle est marquée "uniquement sur cet ordinateur", elle ne fonctionnera que ici. Dans la fenêtre de gestion, vous verrez le texte réservé pour cette règle.
Créer des règles dans la nouvelle application Outlook et Outlook.com
Les étapes sont identiques pour la nouvelle application Outlook et Outlook.com. Suivez ces instructions :
- Démarrez la nouvelle application Outlook ou connectez-vous à votre compte dans votre navigateur.
- Cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite.
- Accédez à Mail > Règles.
ezstandalone.cmd.push(function () { ezstandalone.showAds(663); });
Vous verrez toutes les règles actives qui sont là. Pour en ajouter une nouvelle, cliquez sur Ajouter une règle. Nommez-la, ajoutez une condition et une action. Par exemple, pour supprimer tous les e-mails promotionnels contenant "Gagner de l'argent" dans l'objet, choisissez L'objet inclut et écrivez la phrase. Ensuite, appuyez sur Entrée. Sélectionnez Supprimer dans l'Action. Vous pouvez également ajouter d'autres conditions, actions et exceptions. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.
Gestion des règles dans la nouvelle application Outlook
Règles dans la nouvelle application Outlook et Outlook.com
Gérer les règles dans Outlook est un jeu d'enfant. Allez dans les Paramètres, puis naviguez vers Mail > Règles. Vous verrez la liste de toutes vos règles. Pour en modifier une, cliquez sur les trois points à côté et choisissez ce qu'il vous faut. Pour désactiver une règle, basculez simplement son interrupteur.
Puis-je utiliser des règles dans la nouvelle application Outlook ?
Absolument. Les règles faites dans Microsoft Outlook et Outlook.com sont accessibles dans la nouvelle application. Gérez-les comme bon vous semble.
Pourquoi les règles ne sont-elles pas supportées pour mon compte Outlook ?
Si un message d'erreur apparaît, cela signifie probablement que votre administrateur a bloqué la création ou la gestion des règles. Il serait avisé de les contacter. Parfois, les règles sont limitées à un ordinateur spécifique.
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