Comment gérer les versions de document dans Word

Découvrez comment gérer efficacement les versions de documents dans Microsoft Word, incluant la sauvegarde automatique, l'accès aux fichiers non enregistrés, et la suppression de documents indésirables.

Les programmes Microsoft Office sauvegardent automatiquement une copie des fichiers ouverts toutes les dix minutes par défaut. Chaque fois que l'utilisateur ferme un fichier sans l'enregistrer, il peut toujours revenir à la version temporaire la plus récemment enregistrée. Ce type de fonctionnalité est disponible dans Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Publisher.

Gérer les versions de documents dans Word

Dans ce tutoriel, nous allons expliquer :

1. Comment changer la fréquence de sauvegarde automatique.
2. Comment afficher le fichier précédemment enregistré.
3. Comment afficher un document non enregistré.
4. Comment supprimer tous les fichiers.
5. Comment supprimer un document enregistré de la liste.

Les versions de documents sont des copies temporaires des fichiers ouverts et des fichiers qui ne sont pas sauvegardés.

Comment changer la fréquence de sauvegarde automatique dans Word

1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Cliquez sur l'onglet Fichier.
3. Dans la vue Backstage, cliquez sur Options.
4. Une boîte de dialogue Options Word s'ouvrira.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur l'onglet Enregistrer.
6. Sur la page Enregistrer, dans la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les, entrez le nombre de minutes souhaité ou utilisez les flèches haut et bas pour saisir les minutes.
7. Ensuite, cliquez sur OK.

Comment afficher le fichier précédemment enregistré dans Word

1. Cliquez sur Fichier.
2. Dans la vue Backstage, sur la page Accueil sous la section Récents, vous verrez les fichiers précédemment enregistrés.

Comment afficher un document non enregistré dans Word

1. Dans la vue Backstage, cliquez sur Infos.
2. Sur la page Infos, cliquez sur le bouton Gérer le document.
3. Dans le menu contextuel Gérer le document, sélectionnez Récupérer les documents non enregistrés.
4. Une boîte de dialogue Ouvrir apparaîtra affichant le fichier non enregistré.
5. Cliquez sur le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
6. Votre fichier est ouvert ; si vous souhaitez sauvegarder le fichier non enregistré, cliquez sur la bannière Enregistrer sous en haut du document et enregistrez le fichier.
7. Il existe une autre méthode pour récupérer un fichier non enregistré.
8. Dans la vue Backstage, sur la page Accueil, en bas à droite, cliquez sur Plus de documents.
9. Sur la page Ouvrir, cliquez sur Récupérer les documents non enregistrés.
10. Une boîte de dialogue Ouvrir s'ouvrira ; cliquez sur le fichier et cliquez sur Ouvrir.

Comment supprimer tous les documents non enregistrés dans Word

1. Dans la vue Backstage, cliquez sur Infos.
2. Sur la page Infos, cliquez sur le bouton Gérer le document.
3. Dans le menu contextuel Gérer le document, sélectionnez Supprimer tous les documents non enregistrés.
4. Une boîte de message apparaîtra ; cliquez sur Oui.
5. La fonctionnalité Supprimer tous les documents non enregistrés supprimera toutes les copies des fichiers non sauvegardés.

Comment supprimer un document enregistré de la liste dans Word

1. Dans la vue Backstage sur la page Accueil.
2. Sous la section Récents, faites un clic droit sur un des documents enregistrés de la liste.
3. Dans le menu contextuel, sélectionnez Supprimer le fichier.
4. Une boîte de message apparaîtra ; cliquez sur Oui.
5. Il est supprimé de la liste.

J'espère que cela vous aide ; si vous avez des questions, veuillez commenter ci-dessous.

Questions et réponses que vous devez connaître

Comment contrôler les versions dans Word  ?

Pour gérer efficacement les versions d'un document dans Microsoft Word, suivez ces étapes simples :

• Accéder à l'historique des versions :
  - Cliquez sur le nom du fichier en haut de la fenêtre Word.
• Sélectionnez l'option « Historique des versions ».
• Visualiser les versions :
• Une barre latérale apparaîtra sur la droite, affichant toutes les versions précédentes.
• Ouvrir une version spécifique :
• Cliquez sur la version souhaitée pour l'ouvrir dans une fenêtre séparée en mode lecture seule. Cette méthode vous permet de suivre les modifications importantes et de restaurer d'anciennes versions si nécessaire. Il est recommandé de vérifier régulièrement l'historique pour une meilleure gestion de vos documents.

Comment afficher les modifications d'un document Word ?

Pour afficher les modifications d'un document Word, voici les étapes à suivre : Activer le suivi des modifications :

• Accéder à l’onglet Révision :
  - Ouvrez votre document Word et cliquez sur l’onglet 'Révision'.
• Choisir le type de suivi :
• Pour suivre les modifications de tous les contributeurs, sélectionnez Suivre les modifications > Pour tout le monde.
• Si vous souhaitez uniquement suivre vos propres modifications, choisissez Suivre les modifications > Juste le mien. Visualiser les modifications :
• Une fois le suivi activé, toutes les modifications seront mises en surbrillance dans le document (insertion, suppression, formatage, etc.).
• Utilisez la fonctionnalité Afficher les modifications pour voir les ajouts et suppressions en temps réel. Accepter ou rejeter les modifications :
• Toujours dans l’onglet Révision, utilisez les options Accepter ou Rejeter pour finaliser les modifications. Ces instructions vous permettront de gérer efficacement les modifications dans un document Word.

Comment supprimer l'historique des versions sur Word ?

Pour supprimer l'historique des versions dans Word, suivez ces étapes simples :

• Ouvrez votre document dans Microsoft Word.
• Accédez à l'onglet 'Affichage' dans le menu supérieur.
• Visualisez l'historique des versions de votre document :
  - Pour toutes les versions sauf la dernière, vous verrez les options :
• Afficher : pour consulter la version sélectionnée.
• Restaurer : pour revenir à cette version.
• Supprimer : pour effacer complètement cette version de l'historique.
• Sélectionnez la version à supprimer et cliquez sur l’option Supprimer. Répétez cette opération pour chaque version que vous souhaitez effacer jusqu’à ce que votre historique soit à jour selon vos besoins. Assurez-vous de conserver les versions importantes avant de supprimer, car cette action est irréversible.

Comment étiqueter les versions de documents ?

• Utiliser une numérotation séquentielle : Attribuez à chaque version un numéro entier croissant. Par exemple : V 1.0, V 2.0, V 3.
• Cela permet d’identifier rapidement l’ordre des versions.
  • -

  Séparer les versions majeures et mineures :

  Pour des modifications significatives, passez à un numéro entier supérieur (V 1.0 à V 2.0). Pour des modifications mineures, utilisez des décimales (V 1.0 à V 1.1).
• Ajouter des suffixes si nécessaire : Si des versions sont destinées à des publics spécifiques ou à des états spécifiques (draft, final), vous pouvez ajouter un suffixe, par exemple: V 2.0-Draft ou V 2.0-Final.
• Documenter les changements : Tenez un registre des modifications apportées dans un historique, permettant ainsi de suivre l’évolution des documents au fil des versions.
• Consistance dans le format : Assurez-vous que tous les documents suivent le même format d’étiquetage pour éviter toute confusion.
• Utiliser des dates : En complément de la numérotation, inclure la date de publication de chaque version peut être utile. Par exemple, V 1.0 (01/01/2023). En appliquant ces conseils, la gestion de vos documents et l'identification de chaque version deviendront plus efficaces.

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