Comment rendre un document Word accessible et lisible pour tous

Quelles sont les astuces pour faire un document Word bien fait et lisible par tous avec légendes, table des matières, vidéos et titres

De nombreux utilisateurs font l'erreur d'utiliser Word comme un simple feuille d'une machine à écrire virtuelle: ils se limitent donc à n'écrire que le texte, ils n'utilisent que deux titres ici et là et s'arrêtent, n'exploitant qu'une petite partie du potentiel d'un programme aussi puissant et complet. Si nos besoins sont ceux-ci, nous pourrions aussi bien utiliser un outil gratuit comme WordPad ou Rédacteur LibreOffice! Si, en revanche, nous avons besoin de créer un document professionnel à remettre au chef de bureau, à l'enseignant ou un rapport d'une certaine importance, il est indispensable de créer un document Word parfait accessible à tous, de manière à se démarquer de la masse de ceux qui utilisent Word de manière extrêmement limitée.

Dans le guide suivant, nous vous montrerons toutes les astuces que vous pouvez utiliser pour rendre un document Word parfait: à la fin tout le monde voudra le lire, tout le monde voudra le copier et essaiera désormais de nous laisser le soin de rédiger des documents Word, qui sont rapidement devenus les vrais professionnels du traitement de texte.

Créer un document Word dont tout le monde parle n'est même pas difficile, puisque les outils sont déjà intégrés au programme Office: il suffit d'apprendre à bien s'en servir. Si Word ou Microsoft Office n'est pas encore installé sur notre ordinateur, veuillez lire notre guide Comment télécharger légalement Microsoft Office.

Générer une légende et du texte alternatif pour les images

Lorsque nous ajoutons une image au document, nous vous conseillons de toujours ajouter la légende descriptive ou de générer automatiquement un texte alternatif, afin que nous puissions bien décrire ce que l'image contient et quel est son objectif dans le texte. Pour ajouter ou générer un texte alternatif pour les images, faites un clic droit sur l'image ajoutée dans Word et cliquez sur les éléments Insérez la légende Et Modifier le texte alternatif.

Nous insérons à la fois une belle description de l'objet ou du sujet de la photo, en utilisant les champs de texte qui s'ouvriront (pour les légendes, nous pouvons utiliser les étiquettes prédéfinies ou créer des étiquettes personnalisées). L'utilisation du texte alternatif est également utile pour rendre le document accessible aux aveugles, qui utilisent un lecteur de texte audio (qui lit également les images, qui seront traduites en texte lu grâce au texte alternatif). Si nous ne savons pas quel texte insérer, nous pouvons appuyer sur le bouton Générer automatiquement une description pour utiliser l'intelligence artificielle de Microsoft à cette fin.

Pour en savoir plus, nous pouvons lire notre guide Comment ajouter des images ou des vidéos à Word.

Inclure des vidéos et des sous-titres

Un beau document Word comprend non seulement des images, mais peut également contenir une vidéo présente sur des services en ligne tels que YouTube. Pour ajouter une vidéo YouTube au document, appuyez sur en haut du menu insérer, on appuie sur l'option Vidéo en ligne et utilisez le champ de recherche à côté de YouTube pour rechercher la vidéo souhaitée.

Alternativement, nous pouvons toujours insérer le code d'intégration dans le champ dédié, afin qu'il puisse être visualisé directement à l'intérieur de la feuille Word. Si on veut ajouter des sous-titres à la vidéo, il suffit de profiter de ceux déjà présents sur la vidéo YouTube ou générés automatiquement par Google, comme on le voit également dans le guide Lire les sous-titres italiens des vidéos sur Youtube.

Construisez vos documents avec une structure logique

Les erreurs les plus fréquentes dans les documents Word sont sans aucun doute les titres en gras et une utilisation non coordonnée et dénuée de sens des en-têtes et des titres, qui conduisent les documents Word à communiquer du désordre chez quiconque les lit. Pour créer des documents de qualité professionnelle, rappelons-nous générer une structure logique pour nos documents, comme celui ci-dessous :

• Titre 1 (Titre 1)
• Titre 2 (Titre 2)
• Titre 3
• Titre 3
• Titre 2 (Titre 2)
• Titre 3

Les rubriques 1 doivent être utilisées une seule fois et ne jamais être répétées dans le document, alors qu'il est aussi possible d'insérer deux titres 2 mais seulement s'il faut changer complètement de sujet. Pour créer les chapitres des sujets individuels à la place, nous utilisons de nombreux titres 3, qui se prêtent bien à toutes les situations et sont faciles à comprendre, tout en donnant un très bel ordre au texte que nous rédigeons.

D'autres recommandations toujours valables pour les documents texte sont: ne pas insérer d'image avant ou après une liste à puces, ne pas terminer un chapitre par une liste à puces et ne pas abuser du contenu multimédia; si nous voulons utiliser uniquement des images et des vidéos, il est préférable d'utiliser PowerPoint, comme vu dans notre guide Comment ajouter des images et des vidéos à PowerPoint.

Utiliser des en-têtes et des structures de tableau simples

Si nous avons inséré un tableau dans le document Word, nous pouvons le rendre compréhensible et accessible à tous en appuyant sur en haut du menu Concevoir et activer la voix Ligne d'en-tête.

Avec un tableau bien en-tête réalisé avec une structure simple (comme ceux fournis par le système de génération automatique de Word) nous pourrons également aider les personnes qui utilisent un lecteur de texte vocal, qui pourront ainsi lire le tableau sans difficulté .

Effectuer un contrôle d'accessibilité

Pour comprendre si le document est accessible à tous et est réalisé à la perfection, cliquez sur le menu du haut Révision puis on appuie sur le bouton Vérifier l'accessibilité.

Si le contrôle détecte un problème, nous le corrigerons, peut-être en utilisant les suggestions de ce guide ou en activant les éléments qui seront indiqués par l'outil intégré. Passer le contrôle d'accessibilité nous aurons la certitude d'avoir créé un document Word parfait accessible à tous, y compris les personnes malvoyantes (qui peuvent ainsi faire lire notre document par un synthétiseur vocal capable de lire les textes).

Conclusion

Suite à toutes les suggestions présentées, nos documents Word seront enviés de tous et se démarqueront considérablement par rapport aux documents Word que nous avons créés jusqu'à récemment, offrant également la possibilité aux utilisateurs handicapés de les lire via des systèmes de lecture dédiés.

Toujours sur le même sujet, nous vous invitons à lire nos guides Facilitez l'utilisation de votre PC avec les paramètres d'accessibilité de Windows 10 Et Écrire au PC en dictant vocalement en italien.