Comment utiliser la fonction de publipostage dans Gmail

Découvrez comment le publipostage dans Gmail facilite l'envoi d'e-mails personnalisés à plusieurs destinataires, tout en intégrant des contacts depuis Google Sheets pour une efficacité maximale.

Lorsque vous souhaitez envoyer le même e-mail à vos clients, employés, membres de club ou un groupe similaire, vous pouvez rédiger un e-mail une seule fois et le transmettre à tout le monde en utilisant l'outil de publipostage de Gmail.

Autrefois baptisée la fonction « envoi multiple », le publipostage dans Gmail vous permet d'insérer des Contacts Google ou une liste de diffusion depuis Google Sheets. Vous pouvez ensuite personnaliser votre message e-mail avec des balises de fusion, inclure des liens de désinscription uniques et profiter d'un processus simple d'e-mail en masse en utilisant votre application d'e-mail préférée.

À propos du publipostage dans Gmail

Jetons un œil aux exigences du compte Google, aux limites d'envoi et à d'autres détails concernant le publipostage dans Gmail.

• Le publipostage est disponible pour les abonnés à Google Workspace, y compris Workspace Individuel, Standard et Plus, Enterprise Starter, Standard et Plus, ainsi que Éducation Standard et Plus.
• Les comptes Google Workspace pris en charge ont une limite quotidienne de 2 000 e-mails sortants. Avec le publipostage, vous pouvez envoyer jusqu'à 1 500 e-mails, ce qui vous laisse 500 e-mails pour d'autres envois.
• Vous ne pouvez ajouter qu'un seul destinataire dans les champs CC ou BCC en utilisant le publipostage. Gardez simplement à l'esprit que cela envoie un e-mail à cette adresse pour chaque destinataire dans le champ À. Par exemple, si vous envoyez un publipostage à 100 destinataires, l'adresse dans le champ CC reçoit 100 copies de cet e-mail.
• Vous pouvez inclure des pièces jointes en utilisant le publipostage ; cependant, cela compte dans votre espace de stockage. Par exemple, si vous envoyez une pièce jointe de 1 Mo à 100 destinataires, vous utiliserez 100 Mo d'espace.
• Chaque message contient un lien de désinscription unique généré automatiquement en bas au cas où ce destinataire particulier ne souhaite plus recevoir vos e-mails.
• Si un destinataire s'est déjà désabonné de vos messages et que vous l'incluez dans un publipostage, vous verrez une notification après l'envoi de l'e-mail indiquant le nombre de destinataires qui ne recevront pas le message.
• Vous ne pouvez pas utiliser le publipostage pour les réponses, les transferts ou lorsque vous planifiez des e-mails ou utilisez le mode confidentiel.

Comment ajouter des destinataires au publipostage dans Gmail

Bien que vous puissiez sélectionner les destinataires de votre e-mail après avoir rédigé votre message, il est préférable de les sélectionner au préalable lors de l'utilisation du publipostage. Cela vous invite alors avec les balises de fusion disponibles pour personnaliser le message.

Ajouter des destinataires depuis Google Contacts

Pour commencer à utiliser vos Contacts Google comme destinataires, suivez ces étapes.

1. Sélectionnez Composer en haut à gauche pour créer un nouvel e-mail. Utilisez l'icône Afficher le menu principal (trois lignes) si vous ne voyez pas Composer.
2. Dans la fenêtre de composition, sélectionnez l'icône Utiliser le publipostage (symbole de contact) à l'extrême droite du champ À et cochez la case pour Publipostage.
3. Vous pouvez alors commencer à taper les noms de vos destinataires et les sélectionner dans les suggestions ou sélectionner le lien À et choisir des destinataires dans la fenêtre Sélectionner des contacts.

Ajouter des destinataires depuis Google Sheets

Pour insérer des destinataires depuis Google Sheets, commencez par vous assurer que votre feuille est correctement configurée.

• Toutes les informations des destinataires doivent être sur le premier onglet de la feuille de calcul.
• Chaque destinataire et ses détails doivent être dans une ligne séparée.
• Utilisez des en-têtes de colonne en texte uniquement pour désigner les balises de fusion. Si un en-tête contient un caractère spécial, la balise de fusion est identifiée par la lettre de la colonne, par exemple, @A pour la colonne A.

Si votre feuille est prête, choisissez Composer en haut à gauche dans Gmail pour créer le message.

1. Sélectionnez l'icône Utiliser le publipostage à l'extrême droite du champ À et cochez la case pour Publipostage. Ensuite, sélectionnez Ajouter depuis une feuille de calcul.
2. Dans la fenêtre qui apparaît, utilisez les onglets Google Drive en haut pour localiser et choisir la feuille Google. Ensuite, sélectionnez le bouton Insérer en bas à droite.
3. Dans la fenêtre suivante, utilisez les menus déroulants pour choisir les noms de colonnes contenant les détails des destinataires pour les balises de fusion. Notez que vous ne verrez peut-être que les menus déroulants pour E-mail, Prénom et Nom ; cependant, vous verrez les balises de fusion disponibles dans l'e-mail pour les autres détails de votre feuille.
4. Sélectionnez Terminer et vous reviendrez à la fenêtre de composition avec le nom de la feuille dans le champ À.

Comment utiliser les balises de fusion dans votre e-mail

Une fois que vous avez ajouté vos destinataires au publipostage, vous aurez les balises...

Tags disponibles à utiliser.

À la date de cette rédaction :

• Si vous ajoutez des destinataires depuis Google Contacts, vous pouvez utiliser des tags pour le prénom, le nom de famille, ou le nom complet ainsi que l'adresse e-mail.

• Si vous ajoutez des destinataires depuis Google Sheets, vous pouvez utiliser des tags pour les en-têtes de colonnes dans votre feuille de calcul.

Ajouter un tag de fusion

Pour ajouter un tag à votre e-mail, tapez le symbole @ (Gras) avec le nom du tag ou sélectionnez le tag dans la liste déroulante qui apparaît.

Vous pouvez ajouter les tags presque n'importe où dans votre message, sauf dans la ligne de sujet de l'e-mail et dans le texte hyperlié.

Aperçu d'un tag de fusion

Si vous êtes curieux de savoir comment les détails s'affichent après avoir inséré un tag de fusion, vous pouvez facilement voir un aperçu.

1. Survolez un tag de fusion dans votre message et sélectionnez Aperçu.

1. Vous verrez alors une fenêtre apparaître montrant chaque destinataire et leur détail correspondant pour ce tag. Si vous avez de nombreux destinataires, vous pouvez utiliser la recherche en haut pour les trouver.

1. Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé, et vous reviendrez à la fenêtre de composition.

Inclure une valeur par défaut pour un tag de fusion

Vous pouvez également définir des valeurs par défaut pour les tags de fusion. Cela est utile si un destinataire n'a pas le détail que vous essayez d'ajouter. Par exemple, si vous insérez le tag de fusion du prénom et qu'un destinataire n'a pas de prénom inscrit, vous pouvez utiliser un mot ou une phrase par défaut à la place.

Pour ajouter une valeur par défaut, survolez le tag de fusion dans votre e-mail et choisissez Définir la valeur par défaut.

Ajoutez le mot ou la phrase dans la case qui apparaît et sélectionnez Enregistrer.

Pour tout destinataire manquant l’information, le tag de fusion dans l'e-mail sera remplacé par la valeur par défaut.

Aperçu et envoi de votre e-mail

Lorsque vous avez terminé de créer votre fusion de courriels dans Gmail, vous pourrez prévisualiser l'e-mail avant de l'envoyer. Cela vous permet de voir l'e-mail tel que vos destinataires le verront, afin que si vous devez apporter des modifications, vous puissiez le faire avant d'appuyer sur le bouton Envoyer.

1. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Continuer en bas de la fenêtre de composition.
2. Vous verrez un message contextuel avec des détails brefs sur les courriers indésirables lors de l'envoi de courriels en masse. Sélectionnez En savoir plus pour des informations supplémentaires, puis J'ai compris pour continuer.
3. Ensuite, vous verrez une autre fenêtre contextuelle vous montrant le nombre de destinataires à qui vous envoyez l'e-mail et une option pour voir un aperçu. Sélectionnez Envoyer l'aperçu.

Vous recevrez un e-mail intitulé "Message test" dans votre boîte de réception dans quelques minutes. Les tags de fusion seront remplis avec le premier destinataire de votre liste ou la valeur par défaut si applicable.

Une fois que vous avez examiné l'aperçu, vous pouvez retourner à la fenêtre de composition pour apporter les ajustements que vous souhaitez. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'e-mail, suivez ces mêmes étapes et choisissez Envoyer tout dans la fenêtre Prêt à envoyer.

Vous pouvez trouver les courriels de fusion que vous envoyez dans votre dossier Sent comme n'importe quel autre e-mail envoyé.

Rendre les e-mails faciles avec Gmail Mail Merge

Lorsque vous devez envoyer une newsletter, une annonce, ou autre e-mail à un grand nombre de personnes, rappelez-vous la fonctionnalité de fusion de courriels dans Gmail. Avec la possibilité d'insérer des contacts depuis Google Sheets, d'utiliser des champs de fusion pour des e-mails personnalisés, et de prévisualiser le message avant de l'envoyer, le tout sans un complément de fusion tiers, le processus n'a jamais été aussi facile.

Questions et réponses à maîtriser

Comment faire un Publipostage par email ?

Pour réaliser un publipostage par email, suivez ces étapes simples :

 

• Accéder à l'outil de publipostage :
  - Ouvrez votre application de traitement de texte (comme Microsoft Word).
• Cliquez sur l’onglet Publipostage.
• Sélection des destinataires :
• Choisissez Sélection des destinataires.
• Cliquez sur Contacts Outlook pour accéder à votre liste de contacts.
• Sélectionner le profil de messagerie (si nécessaire) :
• Si une fenêtre de dialogue apparaît, sélectionnez le profil de messagerie approprié.
• Cliquez sur OK pour confirmer votre choix.
• Choisir vos contacts :
• Dans la boîte de dialogue Sélectionner les contacts, choisissez la liste de contacts souhaitée.
• Cliquez ensuite sur OK pour finaliser votre sélection.
• Rédaction de votre message :
• Rédigez le contenu de votre email en utilisant des champs de fusion si nécessaire pour personnaliser les messages.
• Aperçu et finalisation :
• Vérifiez l’aperçu de chaque message pour s'assurer qu’il est correct.
• Cliquez sur Terminer et fusionner, puis sélectionnez Envoyer des messages électroniques.
• Envoyer votre publipostage :
• Saisissez les informations requises, comme l’adresse email, et envoyez vos messages. En suivant ces étapes, vous pourrez réaliser un publipostage efficace par email en utilisant vos contacts déjà enregistrés.

 

Comment envoyer un mail à plusieurs destinataires sur Gmail ?

Pour envoyer un mail à plusieurs destinataires sur Gmail, suivez ces étapes simples :

 

• Ouvrez votre compte Gmail et cliquez sur 'Nouveau message'.
• Ajoutez les destinataires :
  - Dans le champ 'À', 'Cc' ou 'Cci', saisissez les adresses e-mail des destinataires.
• Séparez les adresses par une virgule pour les ajouter tous en même temps.
• Utilisez les champs appropriés :
• À : pour les destinataires principaux.
• Cc (Copie conforme) : pour mettre d'autres personnes en copie, visibles par tous.
• Cci (Copie carbone invisible) : pour envoyer à des destinataires sans que les autres le sachent.
• Gérer vos contacts :
• Vous pouvez cliquer sur 'À', 'Cc' ou 'Cci' pour ouvrir votre carnet d'adresses et sélectionner des contacts.
• Utilisez des libellés pour organiser vos contacts, facilitant ainsi l’ajout de groupes de destinataires.
• Rédigez votre message et cliquez sur 'Envoyer'. Ces étapes vous permettront d'envoyer facilement vos e-mails à plusieurs personnes en même temps tout en gardant votre communication structurée.

 

Comment envoyer des e-mails séparés à la fois sur Gmail ?

Pour envoyer des e-mails séparés à plusieurs destinataires sur Gmail, suivez ces étapes simples :

 

• Ouvrez Gmail : Connectez-vous à votre compte.
• Rédigez un nouvel e-mail : Cliquez sur le bouton « Composer ».
• Utilisez le champ Destinataire :
  • -

  Champ À

  : Mettez votre propre adresse e-mail pour envoyer l'e-mail à vous-même.
• Champs Cc ou Cci : Ajoutez les adresses des destinataires dans le champ Cc (copie carbone) pour que tout le monde voie les autres adresses, ou dans le champ Cci (copie carbone invisible) pour garder les adresses des destinataires cachées.
• Rédigez votre message : Écrivez votre contenu d'e-mail comme d'habitude.
• Envoyez : Cliquez sur le bouton « Envoyer ». ### Remarques :
• Méthode Cci recommandée : Si vous souhaitez protéger la confidentialité des destinataires, utilisez le champ Cci.
• Personnalisation des e-mails : Pour des messages individualisés, envisagez d'utiliser des outils de publipostage ou d’automatisation d’e-mails qui permettent d’envoyer des e-mails séparés en un seul envoi. Cette méthode permet de conserver une approche organisée tout en respectant la vie privée des destinataires.

 

Comment envoyer des mails en masse gratuitement ?

Pour envoyer des mails en masse gratuitement, suivez ces étapes simples :

 

• Choisissez un service de publipostage : Utilisez une plateforme comme Brevo (anciennement Sendinblue) qui offre un plan gratuit approprié.
• Créez une campagne :
  - Accédez à l'éditeur d'emails.
• Sélectionnez l'option pour créer une nouvelle campagne.
• Importez votre liste de destinataires :
• Assurez-vous que votre liste est conforme aux règles de protection des données.
• Téléchargez ou copiez vos contacts dans le service.
• Personnalisez votre email :
• Rédigez un objet accrocheur.
• Utilisez un design attrayant pour attirer l’attention.
• Programmez l'envoi (facultatif) :
• Choisissez un moment stratégique pour maximiser l'ouverture des emails.
• Envoyez votre campagne :
• Vérifiez les détails.
• Cliquez sur 'Envoyer' et suivez l’impact de votre campagne grâce aux outils d’analyse fournis par la plateforme. En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement des envois d'emails en masse sans dépenser d'argent.

 

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